Hotline Blog: Office Manager DMS

Wir haben ein umfangreiches Archiv mit mehr als 100.000 Dokumenten. Wenn ich alle Dokumente abfrage, dann meldet das System nach einiger Zeit ‘Zu wenig Arbeitsspeicher’ gefolgt von anderen Fehlermeldungen. Wie kann ich das beheben?

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Wenn wir eine Datei in den Office Manager importieren, geben wir eine Dokumenten-Nummer ein. Diese wurde zuvor von unserem Lieferanten vergeben und ist im Dateinamen zu finden. Es kommt gelegentlich vor, dass mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument importieren.
Kann Office Manager beim Import überprüfen, ob bereits ein Dokument mit der eingegebenen Nummer vorhanden ist?

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Unsere Kontakt-Management-Software ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten und Kontakten. Die Dokumentdateien werden dabei in einem vorgegebenen Verzeichnis gespeichert. Können wir diese Dateien auch zusätzlich mit dem Office Manager verwalten?

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Im Projektnavigator lautete der erste Eintrag bisher “[alle Projekte]“. Seit kurzem steht dort aber “[ohne Projekt]” und ich finde keine Möglichkeit mehr, die Dokumente aller Projekte zu suchen. Wie komme ich wieder zur ursprünglichen Einstellung?

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Wenn ich im Office Manager ein neues Dokument erstelle oder importiere, dann wird automatisch eine laufende Nummer vergeben. Kann ich das abschalten? Das Feld Nummer soll leer bleiben.

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Wie kann ich das Office Manager-Verzeichnis der gemeinsamen Dateien ändern?

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Beim Importieren unseres Datenverzeichnisses in die Dokumentendatenbank werden nur Dateien berücksichtigt, die im Office Manager registriert sind. Es gibt aber auch noch einige Dateien mit ungewöhnlichen Endungen, die von unseren Berechnungsprogrammen kommen. Auch diese sollen zusammen mit den Projektdokumenten verwaltet werden. Muss ich für jede Dateiendung einen eigenen Dokumenttypen definieren? Das wären dann sehr viele – die Liste der Dokumenttypen würde unnötig lang.

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Wenn ich eine Dokumentdatei in das Office Manager-Archiv importiere, dann wird diese in das eingestellte Dokumentenverzeichnis kopiert. Die Datei verbleibt aber auch im ursprünglichen Quellverzeichnis und ich muss diese nach dem Import immer löschen. Kann das Programm auch verschieben, sodass die ursprüngliche Datei automatisch gelöscht wird?

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Office Manager stellt beim Programmstart die letzten Einstellungen, sowie die Sortierung und Gruppierung der Dokumententabelle wieder her. Kann man diese Tabelleneinstellungen auch für verschiedene Dokumentenarchive speichern und laden? Zum Beispiel sollen die Dokumente in einem Archiv immer nach dem Belegdatum absteigend sortiert werden.

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Ich archiviere im Office Manager unter anderem die Dokumente aus einer für uns entwickelten Spezialsoftware. Die Verwaltung der Dateien funktioniert auch gut, es gibt aber Probleme mit der Vorschau: Sobald ein entsprechendes Dokument dargestellt werden soll, erscheint eine Fehlermeldung. Diese muss dann immer bestätigt werden.
Kann ich die Vorschau für diese Dokumente deaktivieren?

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