Hotline Blog: Office Manager DMS

Der Office Manager wurde heute auf meinem neuen Windows 7-Rechner installiert. Wenn ich ein Dokument öffnen möchte, dann erhalte ich die Fehlermeldung “Zugriff verweigert”. Wenn ich scanne, dann erscheint “Verzeichnis konnte nicht erstellt werden”. Mit dem Windows-Explorer kann ich die Dokumente aber öffnen und das Verzeichnis anlegen.

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Welche Verzeichnisse werden vom Office Manager DMS verwendet und wie können die derzeit eingestellten ermittelt werden?

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Bei mir ist das Dokumentenverzeichnis so eingestellt, dass die Dateien in einer sauberen Verzeichnisstruktur entsprechend dem Projektnavigator gespeichert werden. Jetzt habe ich ein Projekt nachträglich umbenannt, welches sehr viele Dokumente beinhaltet. Die Dateien wurden dabei aber nicht in ein gleichnamiges Verzeichnis verschoben. Wie kann ich das nachholen?

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Ich nutze zwei Computer: einen PC in der Praxis und ein Notebook zuhause. Office Manager DMS soll auf beiden installiert werden. Die Dokumentenarchive möchte ich mit einem USB-Stick zwischen den Rechnern austauschen. Was muss ich bei der Installation beachten?

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Ich suche eine Möglichkeit, den Ordner zu öffnen in welchem das markierte Dokument gespeichert ist. Der Windows-Explorer soll sich in diesem Verzeichnis öffnen.

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Ich habe meine Festplatte in zwei Partitionen aufgeteilt. Laufwerk C: beinhaltet das Betriebssystem und die Programme, auf D: sollen alle Daten gespeichert werden. Wie installiere ich den Office Manager am besten?

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Unsere Dokumente sind in einer umfangreichen Verzeichnisstruktur auf dem Server gespeichert. Ihre Dokumentenmanagement-Software soll diese Struktur in den Projektnavigator übernehmen, auf die bestehenden Dateien verlinken und neue Dokumente in der Struktur ablegen. Wenn ich eine Datei importiere, dann wird diese aber in ein anderes Archivverzeichnis kopiert. Welche Einstellungen muss ich für das gewünschte Verhalten vornehmen?

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Ist es möglich, den Dateinamen automatisch mit einem fest definierten Text und dem Datum des Scans oder Imports zu vergeben? Beispielsweise ‘Urkunde 20.04.2011′ oder ‘Rechnung-Eingang-2011-04-20′.

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Kann man zwei Dokumentenarchive mit unterschiedlichen Pfaden für die Ablage der Dokumentdateien erstellen? Ich möchte die Dateien der öffentlichen Archive auf Laufwerk G speichern und die meines privaten auf der lokalen Festplatte C.

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Wir haben fleißig Dokumente in das Archiv importiert und möchten uns jetzt einen Überblick verschaffen, welche Dateien noch nicht vom Dokumentenmanagement erfasst sind. Die wichtigen Dateien wurden einzeln per Drag&Drop eingelesen und verschlagwortet. Kann der Rest automatisch importiert werden?

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