Ist meine Projektstruktur in der Art ‚Jahr\Kunde\Kategorie‘ sinnvoll oder gibt es eine bessere Möglichkeit?
Eigenschaften ersetzen Strukturen
Jahr, Kunde und Kategorie sind eigenständige Eigenschaften eines Dokuments. Bei der klassischen Dateiablage in Verzeichnissen ist man gezwungen, all diese Eigenschaften in eine Verzeichnisstruktur zu packen. Bei einem datenbankgestützten Archivierungssystem können Sie die unterschiedlichen Eigenschaften in eigenen Datenfeldern speichern.
Nutzen Sie diesen Vorteil:
- Die „Projektstruktur“ sollte nur das Buchungsjahr beinhalten. Auf Wunsch kann es in Quartale oder Monate untergliedert werden.
- Der Kunde gehört in ein eigenes Datenfeld. Hier kann beispielsweise auch aus bestehenden Outlook-Kontakten gewählt werden.
- Die Kategorie (Rechnung, Angebot, Bestellung u.ä.) wird in einem Datenfeld mit Auswahlliste gespeichert.
Sie haben jetzt mehr Möglichkeiten bei der Archivrecherche und können sich zum Beispiel die Rechnungen eines Kunden aus allen Jahren anzeigen lassen.
Weitere Informationen im Benutzerhandbuch: Eigene Datenfelder definieren am Beispiel von „Kunde“.
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