Müssen AGB von Rechnungsrückseiten gescannt werden?

Das einfachste und rechtssicherste Vorgehen ist das Scannen im Duplex-Modus mit Erfassung aller bedruckten Vorder- und Rückseiten. Eventuell sogar aller leeren Rückseiten – als Beweis dafür, dass diese nicht bedruckt sind. Diese vollständige Archivierung hat aber auch ihre Nachteile:

• Erhöhter Bedarf an Speicherkapazitäten.
• Die Scanparameter müssen genauer angepasst werden, weil AGB oft in hellen Farben und sehr kleinen Schriften gedruckt sind.
• Der Datenbankindex für die Volltextsuche wird aufgebläht, eine Suche in den AGB ist häufig nicht gewünscht.
• Wenn ein Anwender später das Dokument öffnet und durchsucht, muss er durch die für ihn häufug uninteressanten AGB blättern.

Rechtliche Vorschriften

Wenn Sie, wie in diesem Fall, steuerrelevante Belege archivieren, dann sollten Sie diese vollständig ablegen. Insbesondere, wenn beim ersetzenden Scannen die Originalbelege nicht zusätzlich als Papier aufgehoben werden  – die gesetzlichen Grundlagen sind sehr eng gefasst. Unter anderem wird eine bildliche Wiedergabe verlangt, die dem Original entspricht. Bildliche Übereinstimmung bedeutet, dass alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden.

Technische Möglichkeiten, wenn die rechtlichen Vorgaben es erlauben

Ein Kompromiss bei mehrseitigen Dokumenten wäre das Scannen aller Vorderseiten und anschließend einer Rückseite – vorausgesetzt, die Rückseiten sind identisch.

Wenn viele Dokumente eines Lieferanten mit identischer Rückseite erfasst werden, dann kann auch die Rückseite als eigenständige Datei archiviert und alle Dokumente des Lieferanten mit dieser verknüpft werden. Dieses Vorgehen ist nicht ganz unproblematisch, weil Sie streng genommen bei jedem Blatt prüfen müssen, ob die Rückseite mit der verknüpften AGB-Datei identisch ist.

Siehe auch

Forum des GDPdU-Portals
Abgabenordnung (AO)
Rechnungen archivieren