Die Dokumentensortierung nach der Nummer ist nicht in der erwarteten Reihenfolge. Beispielsweise kommt die Nummer 100 vor der 2. Kann ich die Sortierreihenfolge beeinflussen?
Alphabetische Sortierung
Das Archivattribut „Nummer“ ist ein alphanumerisches Feld, welches beliebigen Text aufnehmen kann. Es wird deshalb alphabetisch sortiert. „A“ kommt vor „B“ und „1“ vor „2“. Wenn die Dokumentnummer mit Zahlen beginnt, dann ergibt sich tatsächlich die Reihenfolge „1 → 100 → 2 → 3“ u.ä.
Numerische Sortierung
Sie können in den Dokumentarchiven auch numerische Datenfelder anlegen, Ganz- und Fließkommazahlen. Wählen Sie dazu bitte im Menü den Befehl . Auf Seite Eigenschaften kann der Datentyp von benutzerdefinierten Attributen geändert werden.
Die Archivtabelle wird dann numerisch sortiert, beispielsweise „1 → 2 → 3 → 100“.
Dokument- oder Schlüsselnummer
In den Office Manager-Standardeinstellungen wird für die Nummer automatisch der Wert aus dem Feld Schlüssel übernommen – die Dokumente sind dann innerhalb einer Archivdatenbank von 1 bis n durchnummeriert. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, dann können Sie die Tabelle auch nach der Schlüsselnummer, einem numerischen Feld, sortieren.
Fügen Sie hierzu die Spalte „Schlüssel“ in die Archivtabelle ein. Klicken Sie anschließend auf den Spaltenkopf, um die Dokumente numerisch in der Reihenfolge ihrer Archivierung zu sortieren.
Siehe auch: Falsche Dokumentensortierung in der Tabelle?
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