Bis gestern mussten Sie als Unternehmer bei elektronisch erhaltenen Rechnungen auf die Signatur achten, wenn Sie die enthaltene MwSt. geltend machen wollten.
Vereinfachung
Ab heute, dem 1. Juli 2011 sind digitale Rechnungen den papiergebundenen gleichgestellt. Die qualifizierte elektronische Signatur ist nicht mehr zwingend vorgeschrieben – für den Rechnungsempfänger entfällt vor allem die zeitaufwändige Signaturprüfung.
Der Empfänger muss nur noch, wie auch bei den Papierrechnungen, die Echtheit des Dokuments sicherstellen:
Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).
Weiterhin zu beachten
Bei der Archivierung per E-Mail eingehenden Rechnungen erfassen Sie bitte immer die gesamte Mail und nicht nur die anliegende Rechnung. Verknüpfen Sie die Rechnung am besten mit allen dazugehörigen Belegen, wie beispielsweise Angebot, Bestellung und Lieferschein.
Die Neuregelung gilt ab heute, frühere digitale Rechnungen unterliegen noch den alten Vorschriften. Achten Sie also darauf, dass alle Rechnungen vor dem Juli 2011 signiert sind, die Signatur geprüft wurde und das positive Prüfungsergebnis zusammen mit der Rechnung archiviert ist.
Wenn eine Rechnung nicht signiert ist, dann überlegen Sie bitte, wie Sie die Echtheit der Rechnung sicherstellen bzw. nachweisen können. Die Praxis muss jetzt zeigen, welche Anforderungen beispielsweise von Steuerprüfern gestellt werden.
Inkrafttreten
Am 9. Juni hat der Bundestag das Steuervereinfachungsgesetz 2011 verabschiedet. Für das endgültige Inkrafttreten fehlt aber noch die Zustimmung des Bundesrates in seiner Sitzung am 8. Juli.
Nachtrag: Der Bundesrat hatte seine Zustimmung verweigert. Nach einer Einigung im Vermittlungsausschuss stimmten Bundesrat und Bundestag am 23.09.2011 dem geänderten Gesetzt zu.
Die in diesem Artikel behandelte Gleichstellung elektronischer Rechnungen tritt rückwirkend zum 01.07.2011 in Kraft.
Siehe auch
Schreiben des Bundesministerium für Finanzen vom 2. Juli 2012
Supportartikel zur Rechnungsarchivierung
PDF-Rechnungen mit oder ohne E-Mail archivieren?
Der Bundesrat hat dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 am 8. Juli wider Erwarten die Zustimmung verweigert.
Die Kritikpunkte beziehen sich zwar nicht auf die hier beschriebene Regelung zur elektronischen Rechnung, das Gesetz ist aber in seiner Gesamtheit noch nicht in Kraft getreten.
Berücksichtigen Sie also vorerst noch die alten Regelungen und verlangen Sie bei elektronischen Eingangsrechnungen bitte eine qualifizierte digitale Signatur.
Bund und Länder haben sich im Vermittlungsverfahren zum Steuervereinfachungsgesetz 2011 geeinigt.
Bundestag und Bundesrat haben der vom Vermittlungsausschuss empfohlenen Gesetzesänderung zugestimmt.