Wenn ich ein Dokument scanne und anschließend zur Kontrolle nach enthaltenen Wörtern suche, dann wird das neue Dokument nicht gefunden. Woran liegt das?
Hintergrund-OCR
Digitalisierte Papierdokumente müssen nach dem Scan noch von einer OCR-Software verarbeitet werden, damit der enthaltene Text für die Volltextsuche genutzt werden kann. Diese Texterkennung benötigt einige Zeit – je nach Rechnerleistung ca. eine halbe bis wenige Minuten für eine Seite. Damit Sie beim Scannen nicht unnötigen warten müssen, ist der Office Manager standardmäßig so eingestellt, dass die Texterkennung in einem Hintergrundprozess ausgeführt wird. Der Ablauf stellt sich dann wie folgt dar:
- Sie scannen ein Dokument, beschreiben es und klicken im Eigenschaftenfenster auf OK. Es wird in das Dokumentenarchiv übernommen.
- Sie scannen weitere Dokumente oder erledigen andere Aufgaben. Wenn Sie jetzt im Volltext suchen, finden Sie das neue Dokument noch nicht.
- Office Manager startet die Texterkennung im Hintergrund, sodass Sie bei der Arbeit nicht gestört werden. Zu erkennen ist dieser Schritt an einem Blitz-Symbol unten links in der Statusleiste.
- Danach werden die erkannten Wörter in den Datenbankindex geschrieben. Sie sehen einen Fortschrittsbalken in der Statusleiste. Dieser Schritt ist aber meist so schnell, dass der Balken nur kurz eingeblendet wird.
- Wenn Sie anschließend im Index suchen, dann finden Sie auch das neue Dokument.
In der üblichen Anwendung stellt dies kein Problem dar, weil Sie die neu erfassten Dokumente nicht sofort suchen werden. Diese befinden sich ja bereits in der Tabelle.
Während einer Testphase möchten Sie aber vielleicht die Leistungsfähigkeit der verwendeten OCR-Software und der Volltextsuche überprüfen. Sie können dann die sofortige OCR-Texterkennung einschalten:
Sofort finden
Wählen Sie bitte im Office Manager-Programmmenü . Wechseln Sie auf die Seite Volltextindex | OCR und ändern Sie die Option Ausführungszeit bitte in „Während dem Scannen“. Klicken Sie auf OK.
Die Texterkennung wird dann sofort ausgeführt und Sie können nach der Indexierung sofort suchen. Nachteil dabei ist aber die Wartezeit.
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