Archivzugriffsrechte im Office Manager Pro

Ja, das ist mit Windows-Boardmitteln möglich. Sie können die Dateizugriffsrechte für die Datenbankdatei (*.omp) und das Dokumentenverzeichnis anpassen.

Die folgende Beschreibung richtet sich an den Administrator. Es sind Kenntnisse in der Windows-Benutzerverwaltung und der Vergabe von NTFS-Zugriffsrechten erforderlich.

Berechtigungen für die Datenbankdatei

Wählen Sie im Office Manager-Menü bitte Datei | Archiv öffnen. Klicken Sie mit der sekundären (i.d.R. der rechten) Maustaste auf die zu schützende .omp-Datei und wählen Sie im Popupmenü den Eintrag Eigenschaften. Auf der Seite Sicherheit können Sie die gewünschten Zugriffsrechte für die Archivdatei einstellen.

Öffnen Sie anschließend dieses Dokumentenarchiv.

Archivspezifisches Dokumentenverzeichnis

Wählen Sie bitte Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie auf die Seite Dokument. Das Dokumentenverzeichnis muss so eingestellt sein, dass die Dateien in Unterverzeichnissen für die jeweiligen Archive abgelegt werden. Dies entspricht der Standardeinstellung, beispielsweise

\\Server\Freigabe\Dokumente\{Self:DocDB,Name}\{Doc:Project}\

Wichtig ist hier die Makrovariable „{Self:DocDB,Name}“, sie steht für den Namen der Archivdatei.

Falls diese noch nicht enthalten ist, dann

1. fügen Sie die Variable dem Dokumentenverzeichnis hinzu.
2. Verwenden Sie die Funktion Datei | Datenbank | Anpassen | Dateipfade ändern, um die bereits vorhandenen Dokumente in das neue archivspezifische Verzeichnis zu verschieben. (Bis Version 13.0 befand sich der Befehl unter “Pflege” statt “Anpassen”)

Prüfen Sie anschließend, ob sich noch Dateien außerhalb des Verzeichnisses befinden. Hierzu können Sie die Dokumententabelle sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift Datei klicken.

Zugriffsrechte des Dokumentenverzeichnisses

Wechseln Sie bitte im Windows-Explorer in das Haupt-Dokumentenverzeichnis, beispielsweise „\\Server\Freigabe\Office Manager\Dokumente\“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Unterverzeichnis mit dem Namen des zu schützenden Archives.

Wählen Sie Eigenschaften und stellen Sie auf Seite Sicherheit die Zugriffsrechte ein. Achten Sie darauf, dass die Option Alle Berechtigungen für untergeordnete Objekte durch vererbbare Berechtigungen von diesem Objekt ersetzen markiert ist. Führen Sie die Änderung mit Klick auf Übernehmen oder OK aus.