Wenn ich mehrere Dokumente in das Office Manager-Archiv importiere, dann gebe ich beim ersten die Gruppe an und klicke auf Alle Ok. Die Gruppe wird dabei nur für das erste Dokument übernommen. Kann ich die Funktion so konfigurieren, dass die Gruppe auch für alle weiteren Dokumente übernommen wird?
Ja, das ist möglich. Im Folgenden wird dies beispielhaft für die Gruppe eingestellt, andere Datenfelder sind aber genauso möglich.
Hintergrund-Information
Für den Dokumentenimport können Sie abhängig vom Quellverzeichnis individuelle Einstellungen definieren. Zum Beispiel die Übernahme des Projektes oder der Gruppe aus dem Verzeichnispfad.
Hierfür stehen flexible Makrovariablen zur Verfügung. Unter anderem auch die Übernahme eines Feldwertes vom derzeit markierten bzw. dem zuvor importierten Dokument.
Feldwert für alle importierten Dokumente übernehmen
- Wählen Sie bitte im Hauptmenü und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile (bis Version 12.0 Importieren | Verzeichnisse).
- Öffnen Sie die gewünschte Verzeichniseinstellung: beispielsweise Doppelklick auf „[Standard]“.
- Wechseln Sie bitte zur Seite Feldwerte.
- In der linken Spalte Feldname sind die Datenfelder des Archives gelistet. In der Spalte Feldwert können Sie einen festen Text oder eine Makrovariable eingeben. Das Feld Gruppe hat den internen Namen CATEGORY.
- Geben Sie in der Zeile CATEGORY bitte bei Feldwert
{Doc:CATEGORY}ein. - Geben Sie, sofern gewünscht, bei weiteren Feldern den Vorgabewert ein. Beispielsweise
{Doc:PROJECT}in der Zeile PROJECT. - Bestätigen Sie die geöffneten Dialogfenster bitte mit OK.
Hinweis
Bei dieser Einstellung wird der Inhalt eines Datenfeldes aus demselben Feld kopiert. Dies ist auf den ersten Blick etwas merkwürdig. Beachten Sie hier bitte, dass die Makrovariable {Doc:Feldname} vor dem Hinzufügen des Datensatzes erfolgt:
- Im ersten Dokument geben Sie die Gruppe ein und klicken auf Alle Ok.
- Das erste Dokument wird gespeichert.
- Vor dem Import des zweiten Dokumentes wird die Makrovariable ausgewertet: sie übernimmt die Gruppe vom derzeit markierten, dem zuvor importierten Dokument.
- Das zweite Dokument wird importiert und übernimmt die Gruppe aus der Makrovariablen.
Hallo,
ich wollte die Voreinstellung „[Standard]“ nicht ändern. Habe dieses Einstellung also links am Fenster auf „Kopie erstellen“ geklickt. Das ging. Wenn ich aber nun den Namen oder die Makrovariablen ändern möchte, kann ich dieses per „okay“ nicht speichern. Das Feld „Okay“ ist natürlich vorhanden, nur leider nicht anklickbar. Was mache ich falsch?
VG
Paul Gaß
Sie müssen das Quellverzeichnis auf Seite „Verzeichnis“ angeben: Beispielsweise C: markieren, wenn die Definition für alle Dateien gelten soll, die beim Import unterhalb von C: liegen.
Bei [Standard] ist das nicht nötig. Dieses gilt für alle Dateien, für welche kein spezielles Verzeichnis definiert ist.