Aktive und archivierte Dokumente gemeinsam abfragen

Worum geht es?

Wenn Sie Dateien in den Office Manager einfügen, dann befinden sich diese im Bereich der aktiven Dokumente. In der Enterprise-Edition können Sie Dokumente auch in den schreibgeschützten Bereich der archivierten Dokumente verschieben.

Mit dieser Funktion wird der Arbeitsbereich (aktive Dokumente) entlastet und übersichtlicher. In der allgemeinen Projektverwaltung werden hier zum Beispiel die abgeschlossenen Projekte abgelegt. In einem Buchhaltungsarchiv kann man die Bereiche aber auch analog zu Stapel- und Journalbuchungen verwenden.

Zwischen Tabellen wechseln

Bei einer Archivabfrage können die aktiven und archivierten nicht in einer gemeinsamen Tabelle aufgelistet werden – dies ist der Sinn der Aufteilung. Oberhalb der Tabelle finden Sie aber die Information, ob es auch Dokumente im anderen Datenbereich gibt. Im folgenden Beispiel wurden 270 aktive und 162 archivierte Dokumente gefunden:

Um die Ansicht zum anderen Datenbereich zu wechseln, können Sie auf den blauen Link klicken (hier „+162 archivierte Dokumente“) oder die Registerkarten unterhalb der Tabelle verwenden.

Programmeinstellung beachten

Der Link wird standardmäßig eingeblendet, kann aber in den Einstellungen deaktiviert werden, um die Suche zu beschleunigen. Siehe hierzu im Menü Datei | Optionen | Einstellungen auf der Seite Optimieren. Die Optionen Anzeige der Dokumentenanzahl und Anzahl beider Tabellen müssen markiert sein.

Alternativ mit Status

Wenn Sie beide Datenbereiche in derselben Tabelle abfragen möchten oder die Pro-Edition verwenden, dann gehen Sie bitte anders vor:

1. Nutzen Sie nicht die Funktion Bearbeiten | Archivieren. Verwenden Sie stattdessen das Status-Attribut.
2. Rechtsklick auf das Suchfeld Status und Auswahlliste bearbeiten anklicken.
3. Die Liste sollte beispielsweise den Status „Aktiv“ und „Archiviert“ beinhalten.
4. Geben Sie den Dokumenten den jeweiligen Status.
5. Suchen Sie die gewünschten Dokumente: Um nur die aktiven zu sehen, wählen Sie im Suchfeld Status „Aktiv“ aus oder für die archivierten den Status „Archiviert“. Um beide abzufragen lassen Sie das Statusfeld bei der Suche einfach leer.

Sie können natürlich auch weitere Status-Eigenschaften verwenden, um mehr als zwei Unterscheidungskriterien zu haben.