Dokumenten-Trennung mit Netzwerkscanner

Ja, das ist mit Office Manager Enterprise ab Version 14.0 möglich.

Dokumententrennung

Bei der Dokumentenarchivierung sollte jedes Dokument in einer eigenen Datei, meist als PDF, abgelegt und katalogisiert werden. Beim Scannen von Papiervorlagen haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Erfassen Sie die Dokumente einzeln: erstes in den Einzug legen und scannen. Erst danach das nächste.
• Wenn alle Dokumente die gleiche Seitenanzahl haben – zum Beispiel alle einseitig sind, dann kann der gesamte Stapel gescannt werden. Die Software trennt diesen automatisch mit der angegebenen Seitenzahl.
• In der Praxis hat sich eine Mischung aus den beiden o. g. Vorgehen bewährt: Alle einseitigen Vorlagen werden mit dem Stapelscan „Eine Seite je Dokument“ erfasst. Die restlichen mehrseitigen legen Sie einzeln in den Einzug.
• Trennblätter im Office Manager Enterprise: Legen Sie Barcode-Trennblätter zwischen die einzelnen Dokumente und scannen Sie dann den gesamten Stapel ein. Das Programm erkennt am Trennblatt, wo ein neues Dokument beginnt und zerlegt den Stapel entsprechend.

Bei den Scanprofilen (siehe Anleitung) ist diese Funktionalität schon seit einigen Jahren gegeben.

Importprofile

Netzwerkscanner, aber auch der lokal angeschlossene Fujitsu ScanSnap, arbeiten selbsttätig und erstellen fertige PDF-Dokumente, die vom Office Manager importiert werden. Die meisten Geräte erlauben auch eine automatische Trennung mit fester Seitenzahl.

Seit Office Manager Enterprise 14.0 können Sie die Barcode-Trennung aber auch im Importprofil definieren:

1. Am Scanner stellen Sie ein, in welches Verzeichnis die PDF-Dateien gespeichert werden. Notieren Sie sich dieses Verzeichnis.
2. Wählen Sie im Office Manager-Menü Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile.
3. Folgen Sie der Anleitung im Handbuch, um ein Profil für dieses Verzeichnis zu definieren.
4. Auf der Seite Makros geben Sie einen Barcode für die Stapeltrennung an. Am besten einen Vorschlag aus der Liste wählen. Die Trennblätter können Sie dort auch sofort drucken.