Volltextindex einsehen und erweitern

Es ist in der Regel nicht erforderlich, den Volltextindex jedes einzelnen Dokuments zu überprüfen. Das hier beschriebene Vorgehen ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll.

Empfohlen

Wenn Sie bei einem Dokument sicherstellen möchten, dass es bei der Volltextsuche nach einem bestimmten Wort gefunden wird, dann geben Sie dieses einfach in ein beliebiges Datenfeld ein. Beispielsweise im Namen oder der Notiz.

Vorschau auf Volltext

Die Beschreibung bezieht sich auf Archivdatenbanken im SQLite- und MS SQL-Format (*.omsl und *.omcs).

Wenn die o. g. empfohlene Methode für Sie nicht passt, können Sie den indexierten Volltext eines Dokumentes auch einblenden und überprüfen.

Datenfeld freigeben

Das Datenfeld „contenttext“ beinhaltet den Dokumententext für die Volltextsuche. Dieses ist normalerweise gesperrt und für die Anwender unsichtbar. Wenn Sie Office Manager DMS mit mehreren Anwendern verwenden, dann prüfen Sie zuerst, ob alle Anwender die Dokumenteninhalte sehen dürfen.

1. Als Programm-Administrator anmelden: Menü Datei | Optionen | Administrator.
2. Menü Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren wählen.
3. Das Feld [contenttext] markieren und zur Registerseite Sicherheit wechseln.
4. Bei Feld ist sichtbar für bitte festlegen, wer die Dokumenteninhalte sehen darf.

Ab jetzt können Sie die Funktion Administrator | Info Volltextindex im zusätzlichen Administrator-Menü verwenden, um den Volltext des markierten Dokuments einzusehen. Vielleicht reicht das ja schon – Sie können dann die folgenden Schritte auslassen.

Datenfeld im Layout platzieren

1. Anschließend im Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen zum Beispiel Eigenschaften-Weitere wählen.
2. Platzieren Sie das Feld contenttext mit dem Layoutdesigner und ziehen Sie es mit der Maus auf die gewünschte Größe.
3. Mit OK speichern.

Verwenden

1. Markieren Sie ein Dokument in der Tabelle und klicken Sie auf Start | Eigenschaften. Die Registerseite Weitere öffnen.
2. Sie können jetzt den erkannten Text prüfen. Wenn Sie einen Fehler finden, dann das korrekte Wort in ein beliebiges Datenfeld eingeben.

Siehe auch

Abfrage der indexierten Wörter eines Dokuments