Belegnummer automatisch aus Dokument übernehmen

Die Enterprise-Edition von Office Manager DMS bietet erweiterte Funktionen für die automatische Belegerkennung. Eine Nummer mit immer gleichem Aufbau und Präfix (hier das Doppelkreuz) eignen sich gut für die Funktion AutoCaptFindMask.

Im Makroeditor testen

Dies ist optional, vereinfacht aber die Entwicklung der Erkennungsfunktion, weil nicht jedes Mal importiert oder gescannt werden muss. Auch kann ein Makro für die nachträgliche Erkennung genutzt werden, sofern dies nicht gegen die Revisionssicherheit verstößt.

1. Importieren Sie bitte zuerst mindestens ein Dokument, welches die entsprechende Nummer beinhaltet. Falls dies eine gescannte Papiervorlage ist, muss die OCR-Texterkennung bereits abgeschlossen sein.

2. Markieren Sie das Dokument in der Tabelle und öffnen Sie den Makroeditor mit dem Menübefehl Start | Makro | Makro-Editor.

3. Wählen Sie die Sprache „OmAPI“ und kopieren Sie folgendes Makro in den Editor:

{AutoCaptCreate:{CurrDocFileName},0,I}
{AutoCaptFindMask:1,0,1,0,#[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]}
{AutoCaptDestroy}

Beschreibung des Makros:

• AutoCaptCreate initialisiert die Belegerkennung für AutoCapt-Funktionen und liest den Volltext der Dokumentdatei in den Arbeitsspeicher.
• CurrDocFileName ist der Dateiname des aktuell in der Tabelle markierten Dokuments, die Erkennung bezieht sich also auf diese Dokumentendatei.
• AutoCaptFindMask ist die Maskenerkennung für die Belegnummer mit den Parametern:
  1: Die Suche nach der Nummer soll an Position 1, also am Anfang des Dokumententextes beginnen.
  0: Suche bis zum Ende des Textes.
  1: Leerzeichen ignorieren, sodass nicht nur „#12345“, sondern auch „# 12345“ oder „# 1 2 3 4 5“ gefunden wird. Geben Sie in diesem Parameter 0 ein, wenn die Nummer immer sauber ohne Leerzeichen vorkommt.
  0: Keine Begrenzung auf ganze Wörter, auch in „#12345abc“ würde „#12345“ erkannt. Mit 1 können Fehlerkennungen vermieden werden, bei # als Präfix ist dies aber i. d.  R. nicht nötig.
• #[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9] ist die zu suchende Maske: „#“ gefolgt von fünfmal einer Ziffer zwischen 0 und 9. Schränken Sie die Ziffern möglichst ein. Angenommen die Nummer beginnt immer mit der zweistelligen Jahreszahl (18, 19, 20, 21, 22, 23, 24 usw.), dann kann dies mit „[1-3]“ im ersten Block auf 10 bis 39 begrenzt werden.
• AutoCaptCreate beendet die AutoCapt-Erkennung und gibt den hierfür genutzten Arbeitsspeicher frei.

Im Scan- oder Importprofil hinterlegen

Die Nummer soll ja beim Einlesen in das Archiv automatisch erkannt werden. Hierfür wird die Makrofunktion für das gewünschte Ziel-Datenfeld der Nummer im entsprechenden Profil hinterlegt.

1. Öffnen Sie die Programmeinstellungen mit Datei | Optionen | Einstellungen.
2. Markieren Sie links in der Liste den Punk Profile unterhalb von Scannen oder Importieren. Je nachdem, ob Sie Papiervorlagen mit Scanprofilen einlesen oder Dokumentdateien importieren möchten.
3. Öffnen Sie ein vorhandenes Profil oder erstellen Sie ein neues für diese Belegerkennung.
4. Wechseln Sie im Profildialog zur Registerseite Feldwerte.
5. Um die Belegerkennung zu initialisieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:
   1. Aktivieren Sie bei Dokumentenerkennung die Methode Standard. Diese sucht aber auch nach dem Belegdatum und führt die Phrasensuche aus. Falls dies nicht gewünscht ist oder Sie eine Version älter 23.0 nutzen:
   2. Alternativ tragen Sie auf der Registerseite Makros Folgendes ein:
      Vor Hinzufügen = {AutoCaptCreate:{Source}}
      Vor Speichern = {AutoCaptDestroy}
6. Geben Sie auf der Seite Feldwerte neben dem gewünschten Feldnamen (beispielsweise „docno“ für die Belegnummer) bei Feldwert: Variable und/oder Text bitte den oben beschriebenen Makrobefehl für die Maskenerkennung ein:
   AutoCaptFindMask:1,0,1,0,#[0-9][0-9][0-9][0-9][0-9]}
7. Hinterlegen Sie die weiteren Einstellungen für das Import- oder Scanprofil und bestätigen Sie die beiden geöffneten Dialogfenster mit OK.