Ein paar Tipps zur neuen E-Rechnung

Seit 2025 im B2B verpflichtend

Seit dem 1. Januar gilt für Unternehmer im B2B-Bereich eine wichtige Neuerung: Rechnungen an inländische Unternehmen müssen nun als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Ein einfaches PDF genügt jetzt nicht mehr.

Auch wenn es aktuell noch Ausnahmen für Kleinbeträge und Kleinunternehmer gibt, empfehlen wir Ihnen, dies nicht aufzuschieben und die Vorteile der neuen Rechnungsformate sofort zu nutzen.

Die E-Rechnung ist nämlich eine gute Idee

Seit vielen Jahren erstellen wir Rechnungen digital. Allerdings führt der Druck auf Papier oder in ein PDF zum Medienbruch mit Datenverlust: Empfänger können diese Dokumente nicht automatisiert verarbeiten und müssen die Daten manuell eingeben. Das kostet Zeit, erhöht die Fehleranfälligkeit und ist ineffizient.

Die neuen E-Rechnungen hingegen können direkt von moderner Archivierungs- und Buchhaltungssoftware verarbeitet werden.

E-Rechnung senden

Ihre Fakturierungssoftware spielt hierbei die zentrale Rolle. Wenn möglich, empfiehlt sich die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Dieses Format kombiniert eine PDF-Datei mit den strukturierten Daten.

Im Vergleich dazu besteht das andere zulässige Format, die XRechnung, ausschließlich aus einer ungewohnten XML-Datei. Gerade jetzt, wo die Umstellung auf E-Rechnungen noch neu ist, kann die gewohnte PDF-Darstellung von ZUGFeRD Rückfragen vermeiden und den Übergang erleichtern.

E-Rechnung empfangen

Für digitale Belege gilt bereits seit Jahren eine revisionssichere Aufbewahrungspflicht und mit der E-Rechnung wird diese Anforderung noch bedeutender. Denken Sie als Anwender von Office Manager DMS daran, den GoBD-Modus zu aktivieren, um Ihre Archivierung gesetzeskonform zu gestalten.

In der aktuellen Version 24.0 bietet Office Manager DMS einige Erweiterungen für die neuen Anforderungen:

• Unterstützung aller ZUGFeRD-Formate und XRechnungen
• Automatische Datenverarbeitung für Belegerkennung und Weiterverarbeitung
• Eine Schnellansicht für XML-Rechnungsdaten

XRechnung öffnen

Sollten Sie eine Rechnung mit der Dateiendung .xml bekommen, benötigen Sie ein Viewer-Programm, um die Rechnungsdaten einzusehen. Neben der Schnellansicht im DMS 24.0 können Sie den kostenlosen Quba-Viewer verwenden.

Darstellung einer XRechnung:

• Als XML-Ansicht, wenn keine Tools installiert sind,
• im Dokumentenmanagement
• und im Quba-Viewer.