UNC-Pfad oder Laufwerksbuchstabe

Verzeichnisse im DMS

Im Datenverzeichnis „Gemeinsame Dateien“ befinden sich die Archivdatenbanken und globalen Einstellungen, im Dokumentenverzeichnis die eigentlichen Dokumentdateien. Die empfohlene Struktur ist

• Office Manager DMS\Gemeinsame Dateien\…
• Office Manager DMS\Dokumente\Archivname\Buchungsjahr oder Projekt\Dokumentdatei

Sie können diese Pfade mit Laufwerksbuchstaben (z. B. „G:“) oder Uniform Naming Convention (z. B. „\\Server\Freigabe“) angeben.

Auswahlkriterien

Vorteile von Laufwerksbuchstaben

G:\Office Manager DMS\Gemeinsame Dateien\

• Ein Laufwerksbuchstabe ist kompakt und einfach zu merken.
• Wenn der Server ausgetauscht wird und sich dabei der Name ändert, dann ändert sich auch der UNC-Pfad in „\NeuerServername\Freigabe\“. Den Laufwerksbuchstaben kann der Administrator dann schnell auf die neue Ressource verlinken, ohne in den einzelnen Programmen die Verzeichnis-Einstellungen ändern zu müssen.
• Falls Sie Skripte für das Customizing erstellen, bedenken Sie auch hier den Anpassungsaufwand bei einer Serverumbenennung.

Vorteile von UNC

\\Servername\Freigabe\Office Manager DMS\Gemeinsame Dateien\…

• An den Arbeitsplätzen muss kein Laufwerksbuchstabe vergeben werden, UNC ermöglicht den Direktzugriff auf die Netzwerkressource.
• Es ist sichergestellt, dass alle Clients dieselbe Ressource nutzen. Laufwerksbuchstaben könnten auf den verschiedenen Clients unterschiedliche Ziele haben.
• Eine Netzwerkfreigabe können Sie mit dem Dollar-Zeichen einfach verbergen: „\\Servername\Freigabename$\“. Insbesondere das Dokumentenverzeichnis sollte vor den Zugriff mit Windows-Explorer und ähnlichen Tools versteckt werden. Vom Dokumentenmanagement verwaltete Dateien dürfen nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.
• Bei der Erst- und Update-Installation werden unter Windows die Administratorrechte angefordert (Benutzerkontensteuerung UAC), die Installation läuft dann im Kontext des Administratorkontos. Wenn Sie Laufwerksbuchstaben nutzen, funktioniert die Installation nur, wenn der Buchstabe auch im Adminkonto zugewiesen ist. Bei UNC funktioniert es unabhängig davon.

Empfehlung

Lesen oder überfliegen Sie unseren Artikel zum Serverwechsel.

Bei uns im Softwarebüro hat der primäre Netzwerkserver immer denselben Namen. Wird er ausgetauscht, bekommt der alte Server für die Übergangszeit einen anderen Namen und der neue Server erbt den Namen seines Vorgängers. So bleiben alle Pfade gleich, es sind keine Anpassungen im DMS und vielen anderen Programmen nötig.
Wenn auch Sie das so handhaben, dann empfehlen wir die Nutzung von UNC-Pfaden.

Wenn zu erwarten ist, dass sich der Server- und somit der Freigabename zukünftig ändert, dann nutzen Sie einen Laufwerksbuchstaben. Vergeben Sie diesen möglichst über eine Gruppenrichtlinie, damit alle Client-Computer, alle Benutzerinnen und Benutzer dieselbe Verknüpfung verwenden.