Dateinamen vollständig als Dokumentnamen übernehmen

Worum geht es hierbei?

Wenn Sie eine Datei in das Office Manager-Archiv importieren, dann wird in den Standardeinstellungen der Dateiname in das Datenfeld Name übernommen. Dieses Feld hat eine Größe von 50 Zeichen. Falls der Dateiname länger ist, dann werden nur die ersten 50 Zeichen übernommen.

Der Name eines Dokumentes sollte auch nicht zu lang sein, sondern den Inhalt kurz und aussagekräftig beschreiben, so dass er auf einen Blick erkennbar ist. Wenn Ihre Dateinamen mehrere Informationen enthalten, wie z.B. eine Belegnummer, den Kunden und das Datum, dann sollten diese Eigenschaften auf mehrere Datenfelder verteilt werden.

Die Entscheidung ist aber selbstverständlich Ihnen überlassen. Manchmal ist es sicherlich sinnvoll, den gesamten Dateinamen zu übernehmen. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie das Datenfeld vergrößern und alle bereits importierten Dokumente aktualisieren:

Vorab empfiehlt sich die Erstellung einer Datenbank-Sicherungskopie.

Datenfeld vergrößern

1. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren und markieren Sie „[NAME]“ in der linken Liste.
2. Wechseln Sie rechts auf die Seite Eigenschaften und geben Sie bei Feldgröße die gewünschte Anzahl an Zeichen ein, beispielsweise 100.
3. Klicken Sie auf Übernehmen und anschließend bitte auf Schließen.

Wenn Sie neue Dateien importieren, dann wird der vollständige Dateiname übernommen. Auf die bereits vorhandenen Dokumente hat es aber keinen Einfluss:

Vorhandene Dokumente aktualisieren

1. Erstellen Sie eine Suche nach allen Dokumenten, die geändert werden sollen. In diesem Fall am besten im Menü Start | Suchen auf Felder leeren und anschließend auf Suchen klicken, wenn Sie alle Daten bearbeiten möchten.
2. Wählen Sie Bearbeiten | Dokument | Ersetzen und klicken Sie dort auf den Schalter Hilfe, wenn Sie diese Funktion noch nicht kennen.
3. Geben Sie bei Name bitte folgende Makrovariable ein:
   {Doc:FileName,Name}
   
   
4. Denken Sie noch einmal nach! Diese Funktion ändert alle Dokumente der Suche, nicht nur die markierten. Die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
5. Klicken Sie bitte auf OK. Der Dateiname wird erneut eingelesen und in das Feld „Name“ geschrieben.