Dateien von Laufwerksbuchstaben auf UNC verschieben

Im Office Manager-Dokumentenarchiv ist zu jedem Dokument der vollständige Dateipfad gespeichert – er steht im Datenfeld FILENAME (Dateiname). Dies ermöglicht die Verwaltung von Dokumentdateien an verschiedenen Speicherorten.

Richtiges Vorgehen

Wenn Sie bisher einen Laufwerksbuchstaben für das Serververzeichnis verwendet haben und auf UNC-Pfade umstellen möchten, dann gehen Sie bitte wie folg vor:

Das Dokumentenverzeichnis lautete bisher zum Beispiel „G:\Office Manager DMS\Dokumente\“. Zukünftig soll „\\Servername\Freigabename\Office Manager DMS\Dokumente\“ verwendet werden.

1. Derartige Pflegearbeiten dürfen nur vom zuständigen Administrator durchgeführt werden. Auch eine Datensicherung ist im Vorfeld zu empfehlen.
2. Wählen Sie im Office Manager-Menü Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Dokument. Ersetzen Sie bei Dokumentenverzeichnis den Laufwerksbuchstaben (z. B. „G:\“) durch den UNC-Pfad (z. B. „\\Servername\Freigabename\“). Führen Sie diese Änderung auch auf der Einstellungsseite Dokument | Archivieren durch.
   Tipp: Das Dokumentenverzeichnis kann Makrovariablen beinhalten. Standardmäßig steht hinter dem Pfad „…\{Self:DocDB,Name}\{Doc:Project}\„. Dies sorgt dafür, dass die Dateien in einer Verzeichnisstruktur mit den Archivnamen und Projektpfaden abgelegt werden.
3. Bestätigen Sie die geänderten Einstellungen bitte mit OK.
4. Suchen Sie alle Dokumente: Menü Start | Felder leeren und anschließend Suchen. Die folgende Funktion ändert alle Dokumente, die gesucht, also in der Tabelle sichtbar sind.
5. Wählen Sie den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen| Dateipfade ändern (bei älteren Office Manager-Versionen im Untermenü Pflege).
6. Bestehender Pfadeintrag: Dies ist der Pfad, welcher zuvor verwendet wurde und noch in der Archivdatenbank bei den Dokumenten hinterlegt ist. In unserem Beispiels ist es „G:\“ – tragen Sie dies bitte hier ein.
7. Ändern in: Der neue Pfad – in unserem Beispiel „\\Servername\Freigabename\“.
   Die Pfade müssen nicht vollständig angegeben werden, es genügt der Anfang, welcher ersetzt werden soll. Das Programm sucht nach allen Dateinamen, die mit „G:\“ beginnen und ersetzt das „G:\“ durch den neuen Pfad „\\Servername\Freigabename\“.
8. Dateien kopieren: Legt fest, ob die Dokumentdateien bei der Änderung des Pfades kopiert bzw. verschoben werden, oder ob keine Dateioperation stattfinden soll. In unserem Fall sind die Dokumentdateien ja bereits am Zielort vorhanden – wir möchten nur die Pfadangabe zum selben Speicherort ändern. Wählen Sie in diesem Fall die Option „nicht kopieren“.
9. Überprüfen Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf Starten, wenn alles ok ist. Die Dateipfade werden angepasst.

Vorgabe gilt auch für bestehende Dateien

Im Office Manager Enterprise, und seit Version 14.0 auch in der Pro-Edition, ist die Option Vorgabe gilt auch für bestehende Dateien in den Programmeinstellungen auf Seite Dokument vorhanden. Diese Option bewirkt, sofern eingeschaltet, dass bei jedem Speichern des Dokumentdatensatzes der Dateipfad neu ermittelt wird. Wenn der alte und neue Pfad nicht übereinstimmen, wird die Dokumentdatei entsprechend verschoben oder umbenannt. Dies tritt in der Standardeinstellung auf, wenn das Dokument umbenannt oder in ein anderes Projekt verschoben wird.

Warum diese Option hier nicht greift

Dieses Verschieben wird nur ausgeführt, wenn der neue und alte Pfad nicht auf denselben Speicherort verweist. In unserem Beispiel handelt es sich aber um denselben Ort. Nur einmal mit Laufwerksbuchstaben und einmal mit UNC angegeben.