Ich lese oft von einem papierlosen Büro. Ist das wirklich möglich? Sie schreiben in Ihren Dokumentationen ja eher über ein papierarmes Büro.
Das papierlose Büro wäre erst Realität, wenn sämtliche papiergebundenen Dokumente gescannt und digital archiviert wären. Dem wiedersprechen aber u.a. gesetzliche Vorschriften, die eine Aufbewahrung einiger Dokumente im Original auf Papier vorschreiben: zum Beispiel Unternehmens-Bilanzen.
Einfache steuerrelevante Belege, wie Rechnungen und Kontoauszüge, können digital archiviert werden, wenn diese als Papierdokument eingehen. Eine digitale Archivierung ist sogar vorgeschrieben, wenn Sie die Belege elektronisch – beispielsweise per E-Mail – erhalten. Ein Ausdruck auf Papier reicht da nicht.
Urkunde und Augenscheinsbeweis
Die Kopie einer Urkunde, beispielsweise eines Vertrages, ist nur ein Indiz, die Bestimmung des Beweiswertes erfolgt nach dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung.
Das Original könnte begutachtet und die Echtheit einer Unterschrift überprüft werden. Bei einer Kopie, ob nun gescannt ober klassisch auf Papier kopiert, kann nicht mehr bestimmt werden, ob die Vorlage manipuliert war.
Verträge, Bestellungen und andere Urkunden digital zu archivieren ist selbstverständlich sinnvoll, weil Sie dann die Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software, wie das schnelle Wiederfinden nutzen können. Was ist aber, wenn eine Bestellung plötzlich in Frage gestellt wird? Sie müssen dann beweisen können, dass diese wirklich vorliegt.
Heben Sie Bestellungen und andere Verträge als Original auf. Vernichten Sie diese erst, wenn das Original als Beweismittel nicht mehr erforderlich ist.
Den „Wechsel des Mediums“ muss man übrigens auch in der anderen Richtung beachten. Wenn Ihnen ein digitales Dokument mit Signatur vorliegt, dann ist ein Ausdruck von diesem auch kein Original mehr – die elektronische Unterschrift fehlt auf dem Papier.
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