PDF-Rechnungen mit oder ohne E-Mail archivieren?

Zusammengefasst

Legen Sie grundsätzlich die gesamte Mail inkl. der Rechnung im revisionssicheren Archiv ab, um alle Informationen beizubehalten.

Rechtlicher Hintergrund

Eine wichtige Regelung finden Sie im Absatz 121 der GoBD:

Dient eine E-Mail nur als Transportmittel, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

Das Umsatzsteuergesetz ($ 14 UStG) verlangt eine Prüfung der Herkunft von Rechnungen:

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.

In der Praxis

Wir könnten bei jeder Rechnung individuell entscheiden, ob die gesamte Mail oder nur die Anlage archiviert werden muss. In der Regel empfiehlt es sich aber, die gesamte Mail aufzubewahren:

Vorteile

• Sie müssen nicht bei jeder Rechnung prüfen, ob Zusatzinformationen in der Mail stehen, welche auf der Rechnung fehlen. Zum Beispiel „gemäß Ihrer Bestellung vom 10.12.2022 berechnen wir“ oder der Bezug auf ein Angebot.
• Die Mail ist zwar kein Beweis, aber ein Indiz für die korrekte Herkunft der Rechnung.
• Alle Informationen bleiben erhalten und stehen auch für die Suche zur Verfügung.

Nachteil

• PDF-Dokumente sind im Archiv einfacher zu handhaben. Wenn Sie den Datensatz markieren, sehen Sie die Rechnung sofort in der Vorschau. Bei abgelegten E-Mails benötigen Sie einen Mausklick mehr, um die anliegende Rechnung in die Vorschau oder das PDF-Programm zu laden.

In Office Manager DMS haben Sie beide Möglichkeiten: schieben Sie entweder die Mail oder die Anlage aus Ihrem Mailprogramm in das Buchhaltungsarchiv.