Wir aktualisieren mehrmals im Jahr unsere Preislisten und ich muss jeden veröffentlichten Stand langfristig archivieren. Wie mache ich das am besten mit der Versionsverwaltung in Office Manager DMS?
Schritt für Schritt
Die Preislisten werden in diesem Beispiel als Word-Dokumente erstellt und bei Bedarf manuell überarbeitet. Falls die Preisliste noch nicht im Archiv enthalten ist, dann erstellen oder importieren Sie diese bitte zuerst.
Sobald die Preisliste veröffentlicht wurde, sollten Sie diesen aktuellen Stand als Version archivieren:
- Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen an der Datei gespeichert sind und diese nicht mehr geöffnet ist.
- Markieren Sie das Dokument in der Archivtabelle.
- Wählen Sie den Menübefehl und beschreiben Sie den derzeitigen Versionsstand.
- Nach Klick auf OK wird eine Kopie der aktuellen Datei als Version hinterlegt.
Ab jetzt können Sie bei Bedarf Änderungen am Dokument durchführen. Dazu wird die Datei mit einem Doppelklick in Word geöffnet, die geplante Preiskorrektur eingetragen und das Dokument gespeichert.
Direkt nach der nächsten Veröffentlichung erstellen Sie eine weitere Dokumentenversion, indem Sie die Schritte 1 bis 4 wiederholen.
Auf alte Versionsstände zugreifen
- Markieren Sie das Dokument in der Tabelle.
- Wählen Sie den Menübefehl (oder Tastenkombination Alt+Eingabe) und wechseln Sie im Eigenschaftendialog zur Registerseite Versionen.
- Öffnen Sie den gewünschten Preislistenstand mit einem Doppelklick.
Wann eine Version erstellen?
In obigem Beispiel geht es um Dokumente, die regelmäßig angepasst und veröffentlicht werden. In so einem Fall sollte die Archivierung jeder aktualisierten Preisliste sofort nach der Veröffentlichung erfolgen, damit dies vor der nächsten Änderung nicht vergessen wird.
Wichtig ist, dass Sie die Version vor einer Änderung am Dokument erstellen.
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