Dokumente auf neuen Server oder neues Laufwerk verschieben

1. Vorbereitung

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass alle Anwender der Dokumentenverwaltung die erforderlichen Berechtigungen auf dem neuen Server besitzen. Melden Sie sich an einem DMS-Arbeitsplatz mit Schreibrechten für den neuen Server an.

Die folgenden Schritte sind bei einer ordnungsgemäßen Netzwerkinstallation nur an einem Arbeitsplatz erforderlich.

2. Einstellungen anpassen

Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Dokument.

Passen Sie das Dokumentenverzeichnis an, damit neue Dateien auf dem neuen Server gespeichert werden.

Als Anwender der Enterprise-Version wechseln Sie bitte zur Einstellungsseite Dokument | Archivieren. Wenn die Dateien kopiert oder verschoben werden, dann ändern Sie bitte auch das Archivverzeichnis.

Bestätigen Sie die Einstellungen bitte mit Klick auf OK.

3. Bestehende Dokumente verschieben

Erstellen Sie eine Suche nach allen Dokumenten, die verschoben werden sollen. Um den gesamten Archivinhalt zu verschieben, klicken Sie bitte im Suchenmenü auf Felder leeren und dann auf Suchen.

Wählen Sie im Menü Datei | Datenbank | Anpassen | Dateipfade ändern (bis Version 13.0 befand sich der Befehl unter “Pflege” statt “Anpassen”). Den Pfad des alten Servers geben Sie bitte bei Bestehender Pfad an und den des neuen Servers bei Ändern in. Die Funktion arbeitet ähnlich einem „Suchen-Ersetzen“: Alle Dateien, dessen Pfad mit dem bestehenden beginnt werden geändert. Bestehender Pfad wird dabei durch Ändern in ersetzt.

Im Kombinationsfeld Dateien kopieren wählen Sie in diesem Fall bitte „in das neue Verzeichnis verschieben“.

Klicken Sie auf den Schalter Starten, um die Dateien auf den neuen Server zu übertragen und die Verknüpfungen in der Archivdatenbank anzupassen.

Als Anwender der Enterprise-Version wechseln Sie bitte zu Ansicht | Anzeigen | Archivierte Dokumente. Wiederholen Sie die Schritte ab „3. Bestehende Dokumente verschieben“.

Ähnliches Vorgehen, wenn der Laufwerksbuchstabe geändert wurde

Wenn sich nur der Laufwerksbuchstabe oder der UNC-Pfad geändert hat, die Dateien aber physikalisch nicht verschoben werden, dann gehen Sie im Prinzip wie oben beschrieben vor. Allerdings wählen Sie bei Schritt 3 Dateien kopieren = „nicht kopieren“.