Mehrere Mandanten

Aber selbstverständlich. Das Programm ist sehr flexible und erweiterbar. Sie haben zwei Möglichkeiten: 

A. Alle Mandanten in einem gemeinsamen Archiv verwalten

Vorteil: Sie können sich beispielsweise die abgegebenen Steuererklärungen für alle Mandanten in einem Suchergebnis anzeigen lassen.

Erstellen Sie ein neues Datenfeld „Mandant“ oder verwalten Sie diese im Projektnavigator. Da der Mandant bei Ihnen die wichtigste Dokumenteigenschaft ist, sollten Sie den Navigator verwenden. Mit diesem können Sie am schnellsten suchen. Dem markierten Mandanten werden hinzugefügte Belege automatisch zugeordnet.

Benennen Sie das Projektfeld bitte um: Menü Datei | Datenbank | Felder definieren, links „[PROJECT]“ markieren und rechts bei Bezeichnung „Mandant“ eingeben. Beachten Sie hier auch die Option Liste automatisch erweitern: wenn diese markiert ist, dann können Sie neue Mandanten beim Scannen einfach in das Eingabefeld eingeben, die Auswahlliste wird erweitert.

Klick auf Übernehmen und Schließen. Über dem Navigator steht jetzt „Mandant-Navigator“, die Tabellenspalte und die Eingabefelder wurden entsprechend umbenannt.

Um neue Mandanten anzulegen, können Sie im Menü Datei | Optionen | Auswahllisten wählen oder mit der rechten Maustaste auf den Navigator klicken.

B. Für jeden Mandanten ein eigenes Archiv erstellen

Vorteile: Klare Trennung der Mandanten: Sie öffnen das entsprechende Archiv und arbeiten alle Tätigkeiten für diesen Mandanten ab. Einfache Definition von Zugriffsberechtigungen, wenn die Daten einzelner Mandanten nur von ausgewählten Mitarbeitern eingesehen werden dürfen.

Erstellen Sie mit dem Menübefehl Datei | Neues Archiv die Archive. Als Name verwenden Sie den Mandatennamen. Oberhalb des Projektnavigators befindet sich eine Auswahlbox mit der schnell zwischen den aktiven Mandanten umgeschaltet werden kann. Das Datenfeld Projekt sollte in „Jahr“ umbenannt werden, der Navigator enthält dann die Buchungsjahre.