Wir haben fleißig Dokumente in das Archiv importiert und möchten uns jetzt einen Überblick verschaffen, welche Dateien noch nicht vom Dokumentenmanagement erfasst sind. Die wichtigen Dateien wurden einzeln per Drag&Drop eingelesen und verschlagwortet. Kann der Rest automatisch importiert werden?
Diese Importfunktion wird auch verwendet, um bei Ersteinführung des Dokumentenmanagements den gesamte Datenbestand in die Archivdatenbank zu übernehmen.
Wählen Sie bitte im Menü (in älteren Office Manager-Versionen hieß der Befehl ).
Geben Sie als Startverzeichnis das zu importierende an und markieren Sie die Option Nur neue Dokumentdateien importieren.
Klicken Sie auf Suchen. Das Verzeichnis wird jetzt durchsucht und eine Liste aller noch nicht erfassten Dateien zusammengestellt. Betrachten Sie rechts die Liste. Falls einzelne Dateien nicht importiert werden sollen, dann entfernen Sie bitte die Markierung (den Haken) vor dem Dateienamen.
Beim anschließenden Importieren können Sie weitere Attribute eingeben oder mit Klick auf Alle den automatischen Import ausführen.
Hinweis: Das Programm geht davon aus, dass Sie nur die Dateien archivieren möchten, für die im Office Manager ein Dokumenttyp registriert ist. Hiermit wird der Import von uninteressanten Dateien (z. B. Log-Files und Sicherungskopien) vermieden. Wenn ein gewünschter Dateityp (Endungen .txt, .pdf u. a.) nicht berücksichtigt wird, dann registrieren Sie diesen bitte: Eine entsprechende Datei per Drag&Drop auf das DMS-Programm schieben und die Rückfrage mit Ja bestätigen.
Die Beschreibung wurde für Office Manager 12.0 überarbeitet.