Mrz
15
2011

Archivabhängige Dokumentenverzeichnisse

Kategorie: Einstellungen   |  1 Kommentar
Support-Recherche: Einstellungen


Kann man zwei Dokumentenarchive mit unterschiedlichen Pfaden für die Ablage der Dokumentdateien erstellen? Ich möchte die Dateien der öffentlichen Archive auf Laufwerk G speichern und die meines privaten auf der lokalen Festplatte C.

Hinweise

Grundsätzlich sollten alle Archive die Dokumentdateien in einem gemeinsamen Stammverzeichnis speichern, beispielsweise „G:\Dokumente\Archivname\Projekt\“. Die Zugriffsberechtigungen können dabei mit dem Office Manager Enterprise oder mit Windows-Hausmitteln definiert werden. Beispielsweise den Zugriff auf das Unterverzeichnis „Dokumente\Privat\“ nur für Sie erlauben.

Wenn Sie die Dokumente des Archivs „Privat.omp“ wirklich auf der lokalen Festplatte speichern möchten, dann stellen Sie bitte zuerst sicher, dass auch hier eine regelmäßige Datensicherung stattfindet. Festplatten können z.B. durch Hardwaredefekte ihre Daten verlieren.

Office Manager Enterprise 11.0

Nachtrag vom November 2011: Ab Enterprise-Version 11.0 können Sie archivspezifische Einstellungen verwenden:

Wählen Sie im Menü Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Dokument. Auf der Unterseite Allgemein wird das allgemeingültige Verzeichnis festgelegt. Dieses kann für das geöffnete Archiv überschrieben werden: Öffnen Sie dazu die Unterseite mit dem Archivnamen und geben Sie dort das individuelle Dokumentenverzeichnis an.

Individuelle Dokumentenverzeichnisse in INI-Dateien

Für die gewünschte Trennung der Dokumentenverzeichnisse können individuelle Pfade in einer INI-Datei abgelegt werden. Die Office Manager-Einstellung für das Dokumentenverzeichnis bekommt Makrovariablen, die das Verzeichnis aus der INI liest. In der folgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass ein Archiv mit dem Namen „Privat.omp“ seine Daten in „C:\Private Dokumente\Projekt“ ablegt und alle anderen Archive in „G:\Dokumente\Archivname\Projekt„. Die individuelle Einstellung wird in der „admin.ini“ hinterlegt.

admin.ini bearbeiten

Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen | Administrator.

Das Menü Administrator wird sichtbar. Klicken Sie dort bitte auf Erweiterte Einstellungen | INI-Datei öffnen. Diese wird in den Editor geladen.

Suchen Sie nach der Sektion [Macro_ReadAdminIni]. Legen Sie diese neu an, falls sie noch nicht vorhanden ist. Fügen Sie den Schlüssel „DocPathPrivat“ hinzu. Die INI sieht dann wie folgt aus:

[eine Sektion]
Schlüssel=Wert

[Macro_ReadAdminIni]
DocPathPrivat=C:\Private Dokumente\
Eventuell andere Schlüssel=Wert
[nächste Sektion]
Schlüssel=Wert

Speichern Sie die INI-Datei und schließen Sie den Editor. Starten Sie Office Manager DMS bitte neu.

Einstellung für das Dokumentenverzeichnis

Wählen Sie im Menü Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie auf die Seite Dokument.

Geben Sie bei Dokumentenverzeichnis bitte folgendes ein:
{GetFirstNotEmpty:{ReadAdminIni:DocPath{Self:DocDB,Name}},G:\Dokumente\{Self:DocDB,Name}}\{Doc:Project}\

Dieses Makro liest den Schlüssel „DocPath(ArchivName)“ aus der admin.ini. Wenn der Schlüssel nicht vorhanden oder leer ist, dann wird der Standardparameter „G:\Dokumente\{Self:DocDB,Name}“ verwendet. Für die Projekt-Strukturierung des Verzeichnisses wird „{Doc:Project}“ hinzugefügt.

Klicken Sie auf OK und testen Sie die Einstellungen: Erstellen Sie im Archiv Privat und einem anderen ein neues Dokument und überprüfen Sie, in welchem Verzeichnis es abgelegt wird.


 

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