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Hotline Blog: Office Manager DMS

Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

Mrz
29
2011

Anmeldung am Netzwerk-ScanSnap N1800

Kategorie: Fujitsu ScanSnap, Installation
Support-Recherche: Netzwerk-ScanSnap


Wir haben heute den Netzwerkscanner N1800 erhalten und möchten diesen mit dem Office Manager verwenden. Müssen sich die Anwender wirklich jedes Mal am Gerät anmelden, damit der Office Manager erkennen kann, von wem das Dokument gescannt wurde?

Die Benutzeranmeldung hat Vorteile, ist aber nicht erforderlich.

Automatische Anmeldung am N1800

Für eine schnelle Bedienung kann sich der Scanner nach dem Einschalten automatisch im Netzwerk anmelden. Der Anwender muss dann nur auf den Schalter „Speichern“ und in einer Auswahlliste auf seinen Namen zu tippen. Das Dokument wird gescannt und in einem benutzerspezifischen Verzeichnis zwischengespeichert. Während der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, führt der Scanner die OCR-Texterkennung aus und die Archivierungssoftware beginnt mit dem Import.

Hierfür wird in der Domäne bzw. auf einem Server ein neuer Benutzer angelegt. Diesen verwendet der Scanner bei der automatischen Anmeldung. Auf dem Server legen Sie ein Verzeichnis für den Datenaustausch mit Unterordnern für jeden Office Manager-Anwender an.

Eine komplette Anleitung zur Netzwerkeinrichtung des ScanSnap N1800 finden Sie hier. Der Supportartikel beschreibt sämtliche Schritte vom Auspacken bis zum Archivieren.

Weitere Möglichkeiten

Die manuelle Anmeldung am Scanner hat den Vorteil, dass für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen individuelle Profile und Aufgabenmenüs mit s.g. „Job-Buttons“ hinterlegt werden können. Schalter für die Dokumentenarchivierung, Informationsverteilung im Unternehmen und den E-Mail-Versand, wobei dann auch gleich die Absenderadresse des Mitarbeiters verwendet wird. Aufgabensequenzen bündeln mehrere Vorgänge in einem Schritt: zum Beispiel der Versand eines Dokumentes an einen Kunden mit gleichzeitiger interner Verteilung und anschließender Archivierung im Office Manager.




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