Ein zentrales Dokumentenarchiv oder mehrere?

Vorteile eines zentralen Komplettarchivs

• Sämtliche Dokumente können in einer Suche zusammengestellt werden.
• Der Anwender muss vor einer Recherche nicht überlegen, in welchem Archiv die gesuchte Information abgelegt ist.

Vorteile von getrennten Archiven

• Bei einem Zentralarchiv haben alle Anwender erst einmal Zugriff auf alle Informationen des Unternehmens. Gewünschte Einschränkungen müssen durch individuelle Zugriffsberechtigungen sichergestellt werden. Dies gilt auch für eine eventuelle Betriebsprüfung.
• Die einzelnen Archive sind handlicher und übersichtlicher. Bei einer Trennung, beispielsweise von Abteilungen, sieht der Anwender nur die Dokumente, die für ihn interessant sind. Dies kann aber auch durch ein Filterattribut „Abteilung“ erreicht werden.
• Bei Verwendung der Office Manager Pro-Edition kann die Verteilung großer Datenmengen auf mehrere Access-Datenbanken sinnvoll sein.
• Individuelle Dokumenteigenschaften: Steuerrelevante Belege werden beispielsweise nach Buchungsjahren (mit ev.  Untergliederung in Quartale oder Monate) abgelegt und haben eine Aufteilung in Rechnungen, Angebote, Lieferscheine u.a.
  Arbeitsdokumente werden eher nach Projekten und Kunden verwaltet.

Anregungen

In vielen Unternehmen empfiehlt sich eine Aufteilung des Informationsbestandes in folgende Dokumentenarchive:

• Personalwesen
• Geschäftsleitung
• Buchhaltung
• Projekte / Arbeitsarchiv

Eventuell auch nach Abteilungen, sofern die Mitarbeiter keine oder nur sehr wenige Dokumente einer anderen Abteilung benötigen.