Ich archiviere meine Eingangspost mit dem Fujitsu ScanSnap und habe gerade die nachträgliche OCR-Texterkennung Ihrer Archivierungssoftware aktiviert, damit ich nicht auf die OCR des Scanners warten muss. Allerdings geht dabei das Dokumentenbild verloren – es wird in eine PDF-Textdatei umgewandelt. Ist das so ok?
Nein, das ist so nicht ok! Für die Archivierung (insbesondere von steuerrelevanten Belegen, aber auch vielen anderen) muss die gescannte Grafik erhalten bleiben. Der erkannte Text dient nur der zusätzlichen Volltextsuche in den digitalen Archiven.
Folgen Sie bitte unserer Kurzanleitung für die Verwendung des ScanSnaps mit dem Office Manager. Diese finden Sie auch im Menü .
Einstellungen des FineReaders korrigieren
Die Beschreibung gilt für Version 4.1 vom ScanSnap S1500. Siehe auch aktuelle Version 5.0
Hier wurden die empfohlenen Einstellungen der dem Scanner beiliegenden OCR-Software nicht vorgenommen. Starten Sie bitte das Programm „ABBYY FineReader for ScanSnap“ im Windows-Startmenü und wechseln Sie zur Seite Scan to Searchable PDF. Wählen Sie bitte die folgenden Optionen:
Speichermodus
Unbedingt „Text unter dem Seitenbild“ wählen – diese Option war falsch gesetzt. Mit „Text unter dem Seitenbild“ bleibt die gescannte Grafik erhalten, der erkannte Text wird verborgen hinter dem Bild platziert.
Qualität
In der Regel „Hoch (Druck)“, um Qualitätsverluste zu vermeiden.
Format
Empfohlen ist „(Automatisch)“, um möglichst kleine Dateien zu erhalten. Hier geht es übrigens um das Grafikformat und nicht um die Papiergröße.
PDF-Datei nach der Erkennung öffnen
Wird meistens nicht markiert. Das Öffnen hat aber den Vorteil, dass Sie die Dokumente nach dem OCR-Durchlauf noch einmal sehen und kontrollieren können.
Dateiname vor dem Speichern ändern
Darf nicht markiert werden. Geben Sie stattdessen einen Namen im Office Manager-Dialogfenster der Dokumenteigenschaften ein.
Siehe auch
ScanSnap-FAQ: OCR im Office Manager aktivieren
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