Jun
23
2011

Datenbankpflege erweitert die Projektliste

Kategorie: Archiv-Strukturen
Support-Recherche: Datenbankpflege


Ich habe gerade eine Datenbankpflege mit der Option Dateiattribute aktualisieren durchgeführt. Während der Ausführung wurden dem Navigator neue Projekte hinzugefügt. Ich fand das sogar gut, habe mich aber gewundert. Sehe ich es richtig, dass die gewählte Pflege-Option auch die Projektliste aktualisiert?
Die Aktualisierung der Projektliste ist nur ein Nebeneffekt, zur Erklärung muss ich etwas ausholen: 

Unvollständige Projektliste

Ihr Archiv beinhaltet Dokumente mit Projektzuordnungen, die nicht in der Auswahlliste und somit auch nicht im Projektnavigator enthalten sind. Vermutlich wurden Projekte aus dem Navigator gelöscht und die Sicherheitsrückfrage „Dem Projekt sind Dokumente zugeordnet. Möchten Sie es wirklich löschen?“ mit Ja beantwortet.

Option „Liste automatisch erweitern“

Die Archivierungssoftware „Office Manager“ ermöglicht die Definition von eigenen und die Anpassung von bestehenden Datenfeldern. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren und markieren Sie „[PROJECT]“ in der linken Liste. Rechts ist bei Ihnen die Option Liste automatisch erweitern markiert, dies entspricht auch der Standardeinstellung.

Sobald ein neues Dokument erstellt oder der Archivdatensatz eines Dokumentes geändert wird, dann prüft das Programm, ob das eingegebene Projekt bereits in der Auswahlliste enthalten ist. Falls nicht, dann wird das Projekt automatisch der Liste hinzugefügt.

Datenbankpflege

Die Option Dateiattribute aktualisieren liest die Seitenzahl und andere Attribute aus der Dokumentdatei. Die Daten werden in das entsprechende Archivfeld geschrieben, wenn sie noch nicht enthalten oder veraltet sind.

Dies führt zu einer Änderung am Datensatz. Da die Option Liste automatisch erweitern aktiviert ist, prüft das Programm wie oben beschrieben, ob das Projekt in der Auswahlliste enthalten ist und fügt es bei Bedarf der Liste hinzu. Der Projektnavigator wird aktualisiert.


 

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