Jun
17
2011

Unerwünschte Doppelablage von Dokumenten

Kategorie: Suchen
Support-Recherche: Suchen, Projektnavigator, Genaue Suche


Ich habe meine Projekte unter anderem in ‚Stand Juni‘ und ‚Stand Juni überarbeitet‘ untergliedert. Wenn ich nun ein Dokument von ‚Stand Juni'“ nach ‚Stand Juni überarbeitet‘ verschiebe, dann kommt es zu einer Doppelablage – das Dokument ist anschließend zweimal vorhanden. Wie kann ich das verhindern?

Zusammenfassung

Die Dokumente im Unterprojekt „Stand Juni überarbeitet“ werden auch gefunden, wenn „Stand Juni“ im Navigator markiert ist. Sie sind aber nicht doppelt abgelegt, sondern nur einmal vorhanden.

Diese Vorgabe-Einstellung der Archivsuche können Sie ändern.

Hintergrundinformation

Office Manager ist standardmäßig so eingestellt, dass er nach der Methode „beginnt mit“ sucht. Wenn Sie das Projekt „Stand Juni“ markieren, dann werden alle Dokumente gefunden, die mit „Stand Juni“ beginnen, also auch „Stand Juni überarbeitet“.

Dies hat einige Vorteile. Beispielsweise werden auch die Dokumente von Unterprojekten gefunden, wenn nur das Hauptprojekt markiert ist:

Screenshot Projektnavigator

Wenn Sie im obigen Beispiel den Punkt „Abschnitt 1“ markieren, dann finden Sie nur die Dokumente zu diesem Bauabschnitt.

Wenn Sie „Bauprojekt“ markieren, dann werden alle Dokumente gefunden, die zum „Abschnitt 1“, „Abschnitt 2“ oder direkt zum „Bauprojekt“ gehören.

Die genaue Suche verwenden

Sie können den Suchmodus aber sehr einfach ändern: Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in den Projektnavigator und dann im Popupmenü auf Genaue Suche, sodass der Menüeintrag markiert ist.

Lokales Menü des Projektnavigators

Wenn Sie jetzt ein Projekt wählen, dann werden nur die Dokumente aus genau diesem gefunden.

Siehe auch

Jokerzeichen für die Archivsuche
Auch in Unterprojekten suchen
Projektnavigator und Suchfeld

Das Archiv-Design verbessern

Ein Unterteilung der Projekte in „Stand Juni“ und „Stand Juni überarbeitet“ ist nicht unbedingt sinnvoll. Der Stand eines Dokumentes sollte besser mit dem Versionsmanagement realisiert werden. Den Bearbeitungsstatus, wie „Entwurf“ oder „überabeitet“ können Sie mit dem Attribut „Status“ angeben.

Beachten Sie hierzu bitte auch den Artikel Dokumenteigenschaften trennen.


 

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