Aug
22
2011

Übergeordnete Projektebene entfernen

Kategorie: Archiv-Strukturen   |  1 Kommentar
Support-Recherche: Auswahllisten, Projektnavigator


Mein Projektnavigator hat als erste Ebene nur einen Eintrag „Projekte“. Darunter folgen die verschiedenen Projektnamen. Ursprünglich wollte ich weitere Hauptebenen anlegen, habe mir das aber anders überlegt. Wie kann ich diese erste Ebene entfernen und die einzelnen Projektnamen in die erste Ebene schieben?

Aufgabenstellung

Betrachten Sie bitte folgende Screenshots:

Screenshot Projektnavigator mit/ohne Hauptebene

Links sehen Sie die Ausgangssituation, die Beispiel-Projekte sind dem Hauptknoten „Projekte“ untergeordnet. Diese sollen in die Hauptebene verschoben werden (s. rechten Screenshot).

Den Projekten sind bereits Dokumente zugeordnet.

Tipp: Falls noch keine Dokumente enthalten sind, dann können Sie die Projekte einfach per Drag&Drop kopieren: Alle untergeordneten Einträge markieren, mit der linken Maustaste anklicken, Taste festhalten und Mauszeiger auf „Projekte“ schieben. Die Maustaste lösen. Wenn erfolgreich, dann den Eintrag „Projekte“ löschen.

Hintergrundinformation

Der Projektnavigator ist nicht mit den Verzeichnisstrukturen im Windows-Explorer zu verwechseln. Office Manager ist ein datenbankgestütztes Dokumentenmanagementsystem, der Projektpfad ist in jedem Dokument-Datensatz gespeichert. Diese müssen entsprechend angepasst und „Projekte\Beispiel n“ in „Beispiel n“ geändert werden.

In der folgenden Anleitung wird das Projekt-Datenfeld aller Dokumente so geändert, dass nur noch die Einträge ab der zweiten Ebene enthalten sind. Die Option „Liste automatisch erweitern“ fügt dem Navigator die neuen Projekte hinzu.

Lösung

Die Änderungen sollten vom Administrator durchgeführt werden. Eventuell sind die erforderlichen Funktionen auch für den normalen Anwender gesperrt.

  1. Wählen Sie bitte zuerst den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren. Markieren Sie links „[PROJECT]“ und stellen Sie sicher, dass die Option Liste automatisch erweitern markiert ist. Schließen Sie das Fenster wieder.
  2. Die folgende Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Legen Sie zur Sicherheit eine Kopie der Archivdatenbank an.
  3. Erstellen Sie eine Suche nach allen Dokumenten, die geändert werden sollen. In diesem Beispiel klicken Sie bitte zuerst auf Start | Suchen | Felder leeren, markieren dann „Projekte“ im Navigator und klicken auf den Mausschalter Suchen.
  4. Wählen Sie Bearbeiten | Dokument | Ersetzen.
  5. Geben Sie im Eingabefeld Projekt bitte folgende Variable ein: {Doc:Project,DirPart,2,100}
    Projekt = {Doc:Project,DirPart,2,100}
  6. Klicken Sie auf OK. Lesen Sie die Rückfrage und denken Sie bitte noch einmal nach. Wenn Sie sicher sind, dass alles ok ist, dann bestätigen Sie mit Ja.
  7. Anschließend kann das nun leere Projekt „Projekte“ im Navigator gelöscht werden.

 

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