Sep
16
2011

Bezeichnung für archivierte E-Mails


Beim Importieren von E-Mails wird der Betreff in das Datenfeld ‚Name‘ übernommen. Kann ich stattdessen auch einen anderen Text eingeben?

Ja, selbstverständlich. Der Dokumentname sollte den Mail-Inhalt aussagekräftig beschreiben. Ein Betreff wie „Frage“ oder „Für Herrn Mustermann“ erfüllt diese Anforderung nicht. Wenn eine Bestellung mit dem Betreff „Re: Angebot“ eingeht, dann sollte der Name in „Produkt-Bestellung von Firma“ o.ä. geändert werden.

Name eingeben

Schieben Sie die Mail bitte per Drag&Drop auf die Dokumententabelle. Im sich öffnenden Eigenschaftendialog steht bei Name der E-Mail-Betreff. Ändern Sie den Text in eine aussagekräftige Bezeichnung und geben Sie weitere Eigenschaften, wie z.B. Projekt und Gruppe an.

Die Betreffzeile der Mail geht nicht verloren. Sie können mit der Volltextrecherche danach suchen und diese sehen, wenn Sie die Mail öffnen.

Eigenschaftendialog einblenden

Falls die E-Mail importiert wird, ohne dass sich der Dialog öffnet, dann können Sie

  • Anschließend den Befehl Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften wählen.
  • Die Programm-Einstellungen ändern, sodass der Dialog beim Import automatisch geöffnet wird.
    Wählen Sie hierzu bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie auf die Seite Importieren | E-Mail. Markieren Sie die Option Eigenschaftendialog beim Import öffnen und klicken Sie auf OK.

Betreff und eigenen Namen erfassen

Wenn Sie zusätzlich zum Dokumentennamen auch immer die originale Betreffzeile in der Archivtabelle sehen möchten, dann können Sie ein zusätzliches Datenfeld definieren:

  1. Wählen Sie bitte Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren.
  2. Klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie folgende Eigenschaften ein:
    Seite Feldwerte
    Feldname=“SUBJECT“
    Datentyp „Zeichenkette“
    Feldgröße ca. 50 (dies gibt an, wieviele Zeichen des Betreffs übernommen werden)
    Seite Ansicht
    Bezeichnung=“E-Mail-Betreff“
  3. Klicken Sie auf Übernehmen, bestätigen Sie mit Ja und schließen Sie das Fenster.
  4. Die neue Spalte befindet sich jetzt ganz rechts in der Archivtabelle, schieben Sie diese mit der Maus nach links neben die Spalte „Name“.
  5. Wählen Sie Datei | Optionen | Einstellungen, Seite Importieren | E-Mail. Wählen Sie bei Betreff bitte das neue Feld „SUBJECT“ aus und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie jetzt eine neue Mail archivieren, dann ist der Vorgabewert für Name immer noch der Betreff. Diesen können Sie beliebig ändern. Der originale Betreff wird aber unabhängig davon in die neu angelegte Spalte übernommen.


 

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