Ich habe alle Buchungsbelege im Office Manager archiviert. Wie kann ich meinem Steuerberater die Belege für das Jahr 2011 schicken? Er hat noch keinen Office Manager.
Nachtrag: Mit Version 19.0 wurde hierfür eine eigene Funktion hinzugefügt.
CD mit Inhaltstabelle
Die einfachste und übersichtlichste Methode ist die Erstellung einer CD:
- Suchen Sie alle Dokumente des gewünschten Buchungsjahres. Klicken Sie hierzu bitte im Menü auf , markieren Sie das Jahr im Navigator und klicken Sie auf den Mausschalter Suchen.
- Alle Dokumente der Suche auswählen: Klicken Sie die Dokumententabelle mit der Maus an, um diese zu aktivieren. Wählen Sie den Menübefehl .
- Brennprogramm öffnen: Menü . Warten Sie bitte, bis die Funktion „Erstelle Dateiliste“ fertiggestellt ist.
- Legen Sie eine beschreibbare CD oder DVD in das Laufwerk.
- Im Eingabefeld Name vergeben Sie die Datenträgerbezeichnung, die u.a. im Windows-Explorer gezeigt wird. Das Protokoll wird im Archiv gespeichert, beispielsweise „Belege 2011 an Steuerberater gegeben“.
- Markieren Sie die Option Dokumentenindex. Falls Sie das Layout der HTML-Tabelle bearbeiten möchten, dann klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf Dokumentenindex und wählen Sie einen Befehl im lokalen Popupmenü.
- Starten Sie die CD-Erstellung mit Klick auf den Schalter Brennen.
- Sobald die CD fertiggestellt ist, können Sie das Fenster schließen oder eine weitere CD brennen.
- Der Steuerberater kann die HTML-Inhaltstabelle im Browser öffnen, diese nach Namen und Belegnummer durchsuchen und das Dokument mit Klick auf den Link öffnen.
Hallo,
gibt es auch eine Möglichkeit das gleiche Ergebnis in einem Verzeichnis (z.B. USB) zu erhalten? Ich gebe meine Daten über USB Stick weiter und so eine schicke Übersicht in HTML (mit Link) fände ich gut.
Gruß
Marcus
Hallo Marcus.
Dieser Export funktioniert nur mit CD/DVD u.ä.
Eine vergleichbare Funktion mit Speicherung in einem beliebigen Verzeichnis wäre aber sicherlich eine sinnvolle Erweiterung.
Schauen Sie sich vielleicht auch die neue Exportfunktion der Version 12.0 an:
Menü „Datei | Datenbank | Datenaustausch | Exportieren“. Als Dateityp „Archiv mit Dokumentdateien“ wählen.
Siehe auch http://www.officemanager.de/handbuch/db_export.html
Hiermit wird eine ZIP-Datei mit dem Archiv und den Dokumenten erstellt.
Ein automatisierter Arbeitsablauf: Belege werden verschickt und als bereits verschickt gekennzeichnet.
Klasse Beitrag, ich finde es super wenn mir meine Klienten so Belege zukommen lassen. Weiter mit den Tipps! Liebe Grüße Michael Keulemann von der ASK Steuerberatung Hannover.