Löschen verhindern

Das Löschen sperren

Grundsätzlich sperren

Diese Methode verhindert das Löschen für normale Anwender.

Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen | Einstellungen die Seite Sicherheit | Befehle. Öffnen Sie den Knoten „Dokument“ und klicken Sie doppelt auf „Löschen“. Markieren Sie Sichtbar nur für den Office Manager-Administrator und bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Wenn Sie Office Manager Enterprise verwenden, dann können Sie den Befehl auch alternativ für ausgewählte Windows-Benutzer oder Gruppen freigeben. Ab Enterprise 11.0 beachten Sie bitte auch die archivspezifischen Einstellungen. Hiermit können Sie individuell für jedes Archiv festlegen, wer Dokumente löschen darf.

Die Sperre des Befehls Bearbeiten | Dokument | Löschen blendet nicht nur diesen Menüpunkt aus, sie verhindert auch ein Entfernen mit anderen Menübefehlen.

Nur eigene Dokumente löschen

Der Anwender darf nur die Dokumente löschen, dessen Besitzer er ist. Das sind i. d. R. alle Dokumente, die er selbst erstellt oder importiert hat.

Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen | Einstellungen die Seite Sicherheit | Regeln. Markieren Sie bei Dokumente löschen bitte die Option Benutzer darf nur die eigenen Dokumente löschen. Klicken Sie auf OK.

Nicht endgültig löschen

Auf der o. g. Einstellungsseite können Sie auch festlegen, dass Dokumente nicht endgültig gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben werden können. Nur der Administrator hat dann die Möglichkeit, diese endgültig aus dem Papierkorb zu löschen.
Hinweis: In Archiven mit GoBD-Modus kann grundsätzlich nur in den Papierkorb verschoben werden.

Langzeitarchivierung

Office Manager Enterprise unterscheidet zwischen aktiven und archivierten Dokumenten. Letztere sind grundsätzlich revisionssicher und können nicht entfernt werden, die aktiven aber schon.

Um ein Löschen zu verhindern, werden die gewünschten Dokumente mit der Funktion Bearbeiten | Dokument | Archivieren in den schreibgeschützten Bereich verschoben. Wenn Sie in den Einstellungen auf Seite Sicherheit | Befehle die Funktion „Bearbeiten | Wiederherstellen“ sperren, dann können diese Dokumente nicht mehr in den aktiven Bereich zurückgeholt werden.

Vorgehensweise zum Löschen

Legen Sie bitte fest, wie der unberechtigte Anwender vorgehen soll, wenn ein Dokument entfernt werden muss:

1. Er kann eine entsprechende Aufgabe für den zuständigen Administrator erstellen.
2. Das Datenfeld „Status“ (oder ein hierfür definiertes Feld) wird in „Gelöscht“ geändert. Der Administrator sucht dann regelmäßig nach entsprechenden Dokumenten und entfernt diese nach einer Prüfung.