Wenn wir eine Datei in den Office Manager importieren, geben wir eine Dokumenten-Nummer ein. Diese wurde zuvor von unserem Lieferanten vergeben und ist im Dateinamen zu finden. Es kommt gelegentlich vor, dass mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument importieren.
Kann Office Manager beim Import überprüfen, ob bereits ein Dokument mit der eingegebenen Nummer vorhanden ist?
Warnung bei Mehrfachimport
Sie können in den Importeinstellungen festlegen, dass der Anwender bei einem Mehrfachimport informiert wird:
Makro für Import-Einstellung
Office Manager DMS bietet individuelle Importeinstellungen für verschiedene Verzeichnisse. Beachten Sie hierfür bitte das Hilfekapitel „Importprofile“.
Wählen Sie den Menübefehl und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile. Öffnen Sie die gewünschte Verzeichniseinstellung bitte mit einem Doppelklick, zum Beispiel „[Standard]“.
Wechseln Sie im Dialogfenster zur Seite Makros und geben Sie folgenden Text bei Nach Speichern ein:
{Exit:{RecordCount:Doc,WHERE DocNo={Self:DbQuoteChar}{Doc:DocNo}{Self:DbQuoteChar}}<2}{MessageDlg:Das Dokument mit Nummer {Doc:DocNo} ist bereits vorhanden}
In diesem Makro wird das Datenfeld DocNo (Nummer) überprüft. Wenn Sie die Dublettenprüfung für ein anderes Feld verwenden möchten, dann ändern Sie DocNo bitte durch den entsprechenden Feldnamen. Sie können auch den Text hinter MessageDlg: anpassen, achten Sie aber darauf, dass Sie keine Klammern oder Makrobefehle löschen.
Bestätigen Sie die geöffneten Fenster bitte mit Klick auf OK.
Beschreibung des Makros
{RecordCount:Doc,WHERE DocNo={Self:DbQuoteChar}{Doc:DocNo}{Self:DbQuoteChar}}
Ermittelt die Anzahl der Dokumente, welche die gleiche Nummer haben, wie das neu importierte. Die Anzahl ist mindestens 1, weil das Makro nach dem Speichern des neuen Dokuments ausgeführt wird. {Doc:DocNo} steht für die im neuen Dokument eingegebene Nummer. {Self:DbQuoteChar} ist je nach verwendetem Datenbankformat ein einfacher oder doppelter Anführungsstrich.
{Exit: ... <2}
Beendet das Makro, wenn die Anzahl der entsprechenden Dokumente kleiner 2 ist, es also nur das neue Dokument mit der angegebenen Nummer gibt. „Beendet das Makro“ bedeutet hier, dass die folgende Meldung übersprungen wird.
{MessageDlg:Das Dokument mit Nummer {Doc:DocNo} ist bereits vorhanden}
Öffnet den Hinweis „Das Dokument ist bereits vorhanden“, wie oben im Screenshot zu sehen. Diese Meldung erscheint nicht, wenn das Makro mit Exit beendet wurde.
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