Jan
02
2013

E-Mails aus IBM (Lotus) Notes speichern

Kategorie: Importieren   |  4 Kommentare
Support-Recherche: E-Mail-Archivierung, Drag and Drop


Wie kann ich E-Mails aus IBM Notes 8.5 in ein Windows-Verzeichnis speichern oder in ein Office Manager-Archiv importieren?
Hinweis: Die Software „IBM Notes“ hieß bis Februar 2013 „Lotus Notes“.

Als Datei speichern

  1. Öffnen Sie bitte die gewünschte Mail mit einem Doppelklick.
  2. Wählen Sie den Menübefehl Datei | Speichern unter (siehe auch Screenshot).
  3. Wechseln Sie im Speichern-Dialog in das Zielverzeichnis, ändern Sie bei Bedarf den Dateinamen und klicken auf den Schalter Speichern.

Per Drag&Drop exportieren

Der Notes-Client unterstützt ab Version 8.5.2 mit Fixpack 1 auch das Drag&Drop (Ziehen und Ablegen mit der Maus) von E-Mails in das Dateisystem:

  1. Klicken Sie bitte mit der linken Maustaste auf eine Mail und halten Sie die Maustaste fest.
  2. Schieben Sie den Mauszeiger jetzt in ein Verzeichnis im Windows-Explorer, auf den Desktop oder natürlich auch auf den Office Manager.
  3. Lösen Sie die Maustaste, um die Mail als .eml-Datei abzulegen.

Einstellung beachten, falls es nicht funktioniert

Falls Drag&Drop nicht wie erwartet funktioniert, können Sie die Funktion in den Einstellungen aktivieren:

  1. Wählen Sie bitte im Notes-Menü Datei | Arbeitsumgebungen | Arbeitsumgebungen verwalten.
  2. Öffnen Sie die Seite Notes Client-Basiskonfiguration, indem Sie links auf den gleichnamigen Knoten klicken. (Zum schnelleren Auffinden können Sie „basis“ als Filtertext eingeben.)
  3. Scrollen Sie in der Box Zusätzliche Optionen nach unten und klicken Sie auf „Bei Ziehen und Ablegen als EML-Datei speichern“, sodass diese Option mit einem Haken markiert ist.
  4. Bestätigen Sie mit Klick auf OK.

Hinweise für Office Manager-Anwender

Die Mailarchivierung zusammen mit dem Office Manager funktioniert in aktuellen Notes-Versionen (getestet mit 8.5) wie bei anderen Mailprogrammen per Drag&Drop. Office Manager archiviert die .eml-Datei.

Alte Lotus Notes-Versionen übergaben beim Drag&Drop nur eine Referenz zum Notes-Datenbank. Office Manager bis zur Version 14.0 kann auch diese verwalten, allerdings wird dann nur die Verknüpfung gespeichert. In neueren Office Manager-Versionen ist diese seit Ende 2010 veraltete Funktion nicht mehr enthalten. Zum Öffnen der Mail-Verknüpfungen, die in Ihren Dokumentenarchiven noch enthalten sind, können Sie ein Makro anfordern.


 

4 Kommentare

  • JM sagt:

    Vielen Dank für die Angaben und Hinweise.
    Ich suche nach einer Lösung wie bei Thunderbird, wo man durch Drag and Drop auch automatisch den Dateinamen der E-Mail mit vorangestelltem Datum abspeichern kann.
    Also JJMMTT_Betreff_E-Mailadresse.eml
    z.B. 150603_Kostenstand_Hermman @ hallo.de.eml
    Kann man so was Notes vorgeben bei Drag and Drop?
    Deis würde die Sortierung von E-Mail im Windows-Dateiensystem erheblich verbessern.

    Besten Dank im Voraus für Ihre Antwort.

    • sbkrekeler sagt:

      Bei der Mail-Archivierung mit Office Manager kann man dies in den Einstellungen für den Dateinamen hinterlegen, siehe auch Beispiel.

      IBM Notes bietet so eine Einstellung für Drag&Drop in das Dateisystem vermutlich nicht. Für Thunderbird gibt es ja sehr viele Anpassungsmöglichkeiten und Add-ons. Für Notes ist mir soetwas leider nicht bekannt.

  • Hartmut Stiess sagt:

    Kann man auch ganze Ordner nach Windows kopieren oder nur einzelne E-Mails bzw. einen Block vom E-Mails?

    • sbkrekeler sagt:

      Hallo Herr Stiess. Ob Notes das kann, weiß ich leider nicht. Habe derzeit kein Notes in Betrieb. Ich vermute aber, dass nur markierte Mails und keine Ordner an Windows gegeben werden können.

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