Zu wenig Arbeitsspeicher

Ursache

In der Standardeinstellung lädt Office Manager die Dokument-Datensätze in den Arbeitsspeicher, um ein Gruppieren und Sortieren der Daten zu ermöglichen. Gut 100.000 Datensätze ist auf einem modernen PC eher kein Problem – es hängt allerdings von der Anzahl und Größe der Tabellen-Spalten (Datenfelder) ab.

Lösungen

Grundsätzlich ist es nicht sinnvoll, alle Datensätze zu laden. Verwenden Sie die Suchfunktionen, um die Tabelle zu filtern. Bei einigen administrativen Funktionen werden aber alle Daten geladen.

1. Archiv komprimieren

Wenn Sie eine .omp-Archivdatenbank verwenden, dann komprimieren Sie diese bitte.

2. Nicht in den Speicher laden

Wenn Sie nicht gruppieren oder sortieren, dann deaktivieren Sie bitte die Option Datensätze in Speicher laden auf der Menü-Registerseite Ansicht, Gruppe Tabelle.

Dies ist auch immer sinnvoll, wenn Sie umfangreiche Administrator-Funktionen ausführen, bei denen alle Daten erforderlich sind.

3. Tabellen-Spalten verbergen

Ursache in diesem Fall war die Tabellenspalte „Volltext“ (Datenfeld CONTENTTEXT). Diese beinhaltet bei Verwendung der SQL-Server-Volltextsuche den gesamten Dokumententext. Es wurde also der Inhalt von über 100.000 Dokumenten in den Speicher geladen – das sind einige Gigabyte.

Volltext nicht in die Tabelle laden:

1. Es reicht nicht, die Spalte in der Tabelle auszublenden. Wählen Sie vielmehr den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren.
2. Klicken Sie oben links auf die Lupe und geben Sie „contenttext“ ein. Nach Klick auf OK ist das Datenfeld – sofern vorhanden – links markiert.
3. Wechseln Sie zur Registerseite Sicherheit.
4. Klicken Sie auf im Eingabefeld Feld ist sichtbar für und markieren Sie Sichtbar für niemanden. Dies ist übrigens auch die Standardeinstellung für dieses Datenfeld.
5. Bestätigen Sie das Dialogfenster bitte mit OK und klicken Sie im Fenster „Dokumentattribute definieren“ auf den Schalter Übernehmen.

Sie sollten auch andere Datenfelder auf diese Art ausblenden, die nicht in der Tabelle benötigt werden.

4. Zeilen-Anzahl begrenzen

Um zu verhindern, dass unnötig viele Dokumente abgefragt werden, können Sie die Einstellungen optimieren:

Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Optimieren.

Wenn Sie die Option Projekte vorselektieren markieren, dann werden in den meisten Fällen nur die Dokumente eines Projektes zurückgegeben.

Wenn Sie die Enterprise-Edition verwenden, dann deaktivieren Sie bitte Dokumente beim Öffnen des Archivs abfragen.

Seit DMS-Version 12.0 gibt es die Option Maximal n Dokumente zurückgeben. Geben Sie hier zum Beispiel 500 oder 1000 ein. Mehr Daten sind in der Regel nicht sinnvoll.