Rechnung zur Freigabe exportieren und importieren

Normalfall ohne Export

In der Regel werden derartige Arbeitsabläufe im Office Manager ohne Export realisiert, zum Beispiel:

1. Rechnung in das Archiv importieren oder scannen. Der Status ist dabei „Zur Prüfung“ o. ä.
2. Für den zuständigen Mitarbeiter wird eine Aufgabe angelegt, die ihn zur Prüfung und Rechnungsfreigabe auffordert.
3. Er sieht die Aufgabe und öffnet das zugeordnete Dokument.
4. Nach positiver Prüfung gibt er die Rechnung frei. Dies kann durch Erstellen einer Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter erfolgen oder durch Ändern der Status-Eigenschaft in „Zur Zahlung freigegeben“.

Es gibt auch Möglichkeiten diesen Workflow zu automatisieren.

Dieser besondere Fall

In der hier behandelten Anfrage liegt aber ein Sonderfall vor: Die Prüfung und Freigabe der Rechnung erfolgt außerhalb des Office Managers durch einen Dienstleister oder durch Mitarbeiter in anderen Filialen.

Aufgabenstellung

1. Freizugebene Rechnungen werden als PDF-Dokument in das Verzeichnis „S:\Zur Prüfung\“ kopiert. Als Dateiname können wir die Archiv-Schlüsselnummer „DOCID“ verwenden.
2. Der Dienstleister hat Zugriff auf dieses Verzeichnis. Er prüft die Rechnung, versieht das PDF mit einem digitalen Stempel und verschiebt die Datei nach „S:\Freigegeben\“.
3. Office Manager soll nun die Datei aus „S:\Freigegeben\“ lesen und diese dem Originaldokument als Version hinzufügen.

Umsetzung mit Hilfe von Makros

1. Befehl für Export

Damit die Datei nicht manuell in das Verzeichnis „S:\Zur Prüfung\“ kopiert werden muss, wird ein zusätzlicher Befehl erstellt:

1. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Dokumenttyp. Markieren Sie den Acrobat-Typ und wechseln Sie zur Seite Befehle.
2. Klicken Sie auf den Schalter . Befehlsname und Bezeichnung „Rechnungsexport“, Benutzerdefinierte Steuerung markieren und auf Erweitert klicken.
3. Makro-Steuerung markieren, Skriptsprache „OmAPI“ und im großen Eingabefeld darunter bitte Folgendes eingeben:
   {CopyDocFile:S:\Zur Prüfung\{Doc:DocID}.pdf}
4. Anschließend finden Sie Rechnungsexport im Menü Start | Befehle sowie im Popupmenü, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument klicken.

2. Makro für den Import

Die Makrofunktion CreateDocVers ist hier nicht geeignet, weil die freigegebene Datei als zusätzliche Version hinzugefügt werden soll. Wir müssen die Rechnung vielmehr in das Dokumentenverzeichnis kopieren und der Tabelle DOCVERS einen neuen Datensatz hinzufügen.

Laden Sie bitte das Makro externe-rechnungsfreigabe-import.omac und speichern Sie es im Verzeichnis „Gemeinsame Dateien\macro“. Sie können die geladene Datei dazu auch einfach per Drag&Drop auf den Office Manager ablegen und dann In gemeinsame Dateien kopieren anklicken.

3. Import-Profil definieren

1. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen und klicken Sie auf Einstellungen.
2. Wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile und klicken Sie rechts neben der Liste auf den Schalter .
3. Dialogfenster „Importverzeichnis definieren“: Bezeichnung „Rechnungsversion“. Wenn der Import automatisch erfolgen soll, sobald eine neue Datei abgelegt wurde, dann können Sie den Modus auf automatisch stellen.
4. Bei automatischem Import müssen Sie auf der Seite Gültigkeit festlegen, auf welchem Computer der Import durchgeführt wird. Anderenfalls würden alle Arbeitsplätze im Netzwerk eine neue Dokumentenversion hinzufügen.
5. Auf Seite Makros bei Vor Hinzufügen bitte
   {ExecuteMacroFile:{Self:CommonFilesPath}Macro\externe-rechnungsfreigabe-import.omac}{ImportAbort}
   eingeben und mit OK bestätigen.

Siehe auch

Datei per Drag&Drop als Version importieren