Belegdatum ist mehrfach vorhanden

Hintergrundinformation

Seit Version 13 ist in jedem Dokumentenarchiv das neue Standardfeld RECEIPTDATE mit der Bezeichnung „Belegdatum“ enthalten. In diesem Supportfall war bereits ein benutzerdefiniertes Feld BELEGDATUM mit derselben Bezeichnung vorhanden – nach dem Upgrade gab es also zweimal „Belegdatum“. Das alte Feld wurde wie bisher korrekt ausgefüllt, das neue hat den Standardwert übernommen.

Empfehlung

Sie können in so einem Fall auch weiterhin das von Ihnen angelegte Feld verwenden und das neue RECEIPTDATE ignorieren. Wir empfehlen aber die Umstellung auf das neue Feld, weil es der Standard ist. Es passt besser zur Programmdokumentation, verhindert Missverständnisse und könnte zukünftig weitere Vorteile bringen.

Zur Umstellung folgen Sie bitte der folgenden Anleitung. Gerne können Sie auch unter +49 3375 203620 anrufen – wir führen das dann in 10 Minuten gemeinsam durch.

Auf neues Belegdatum umstellen

Vorbereitungen

1. Erstellen Sie unbedingt eine Sicherungskopie der Archivdatenbank, weil die Änderungen nicht rückgängig gemacht werden können.
2. Melden Sie sich als Programm-Administrator an (Menü Datei | Optionen | Administrator).
3. Wählen Sie Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren. Suchen Sie nach dem alten Belegdatum-Feld und notieren Sie auf Seite Eigenschaften den Feldnamen. Diesen datenbankinternen Feldnamen benötigen Sie für die SQL-Abfrage und den Layoutdesigner.

Daten kopieren

1. Wählen Sie den Befehl Administrator | SQL-Abfrage | SQL-Editor.
2. Geben Sie bitte folgenden Text ein:
   UPDATE DOCUMENT SET receiptdate=belegdatum
3. Klicken Sie im Menü Abfrage auf Temporäre Ergebnismenge verwenden und bestätigen Sie die Sicherheitsrückfrage. Die Fehlermeldung „CommandText gibt keine Ergebnismenge zurück“ ist hier absolut ok – der SQL-Befehl gibt keine Ergebnismenge zurück.
4. Schließen Sie den SQL-Editor und überprüfen Sie die Daten in der Dokumententabelle: Die Inhalte der beiden Spalten sind jetzt identisch.

Layout anpassen

Tipp: Insbesondere wenn Sie sehr viele Layouts verwenden, können Sie auch die Layout-Dateien im Texteditor öffnen und den alten Feldnamen durch RECEIPTDATE ersetzen. Vorher aber bitte Sicherungskopien anlegen.

1. Menübefehl Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen | Primäre Suchfelder.
2. Klicken Sie das alte Suchfeld an und wählen Sie im kleinen Fenster des Designers bei Datenfeld bitte „RECEIPTDATE“. Wiederholen Sie dies auch für die Feldbeschriftung und – sofern das Datum mehrmals platziert ist – auch für das das andere Feld. Einfach alles ändern, was den alten Feldnamen hat.
3. Führen Sie diese Änderung auch für das Eigenschaftenfenster aus: Menübefehl Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen | Eigenschaften-Hauptfenster.