Dez
11
2013

E-Mail nur einmal archivieren

Kategorie: Importieren
Support-Recherche: E-Mail-Archivierung, Einstellungen


Wie kann ich verhindern, dass eine E-Mail mehrfach im Archiv abgelegt wird?

Einstellung des Import-Profils

  1. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile.
  2. Öffnen Sie das Profil „[E-Mail]“ bitte mit einem Doppelklick.
  3. Auf der ersten Seite Allgemein bitte die Option Nur neue Dokumentdateien importieren markieren und mit OK speichern.
    Bei der Neu-Installation einer aktuellen Version ist dies standardmäßig aktiviert.

Das Programm prüft beim Import, ob eine Mail mit derselben Datei-Checksumme bereits vorhanden ist und gibt einen entsprechenden Hinweis.

Alle doppelten vermeiden

Hintergrund-Information

Das Aufspüren einer identischen Mail über die Dateichecksumme setzt voraus, dass die vom E-Mail-Programm erzeugte EML- oder MSG-Datei inhaltsgleich ist.

Es gibt aber Situationen, in denen eine Mail mit einem unterschiedlichen Dateiinhalt an Office Manager DMS übergeben wird:

  • E-Mails können mit CC und BCC an mehrere Empfänger verschickt werden. Diese Kopien haben unterschiedliche Einträge im Header.
  • Durch Updates des Mailprogrammes können Einträge im Header hinzukommen, insbesondere nicht standardisierte X-Properties.
  • Die Mail wird aus unterschiedlichen E-Mail-Programmen übernommen.

Mail über eindeutige Kennung aufspüren

Wenn Sie auch solche Mails als Duplikat betrachten und diese ausschließen möchten, dann kann zusätzlich ein Abgleich über die eindeutige Kennung, die Message ID erfolgen. Für die Eindeutigkeit der Kennung ist das System des Absenders verantwortlich.

Der Abgleich im Office Manager erfolgt über das Datenfeld MAILMSGID, fügen Sie dieses bitte hinzu:

  1. Wählen Sie Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil des Mausschalters Neu (XP-Anwender bitte mit der rechten Maustaste auf den Schalter klicken).
  3. Im Popupmenü Felder für E-Mail-Attribute auf Message-ID (MAILMSGID) klicken.
  4. Das neue Feld mit Übernehmen speichern und danach Schließen.

Für die bereits vorhandenen Mails muss die ID gelesen und in das Feld geschrieben werden:

  1. Menü Datei | Datenbank | Pflege | Datenbankpflege.
  2. Dateiattribute aktualisieren markieren und auf Starten klicken.

Rückfrage-Dialog

Beim Import einer E-Mail, die bereits im Archiv enthalten ist, erhalten Sie folgende Rückfrage:

E-Mail ist bereits archiviert

An der ersten Zeile können Sie erkennen, wie diese Dublette erkannt wurde: Wenn hier „Mail mit derselben Message-ID“ steht, dann ist die Datei nicht inhaltsgleich, sie hat aber dieselbe ID.


 

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