Wie kann ich verhindern, dass eine E-Mail mehrfach im Archiv abgelegt wird?
Einstellung des Import-Profils
- Wählen Sie bitte den Menübefehl und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile.
- Öffnen Sie das Profil „[E-Mail]“ bitte mit einem Doppelklick.
- Auf der ersten Seite Allgemein bitte die Option Nur neue Dokumentdateien importieren markieren und mit OK speichern.
Bei der Neu-Installation einer aktuellen Version ist dies standardmäßig aktiviert.
Das Programm prüft beim Import, ob eine Mail mit derselben Datei-Checksumme bereits vorhanden ist und gibt einen entsprechenden Hinweis.
Alle doppelten vermeiden
Hintergrund-Information
Das Aufspüren einer identischen Mail über die Dateichecksumme setzt voraus, dass die vom E-Mail-Programm erzeugte EML- oder MSG-Datei inhaltsgleich ist.
Es gibt aber Situationen, in denen eine Mail mit einem unterschiedlichen Dateiinhalt an Office Manager DMS übergeben wird:
- E-Mails können mit CC und BCC an mehrere Empfänger verschickt werden. Diese Kopien haben unterschiedliche Einträge im Header.
- Durch Updates des Mailprogrammes können Einträge im Header hinzukommen, insbesondere nicht standardisierte X-Properties.
- Die Mail wird aus unterschiedlichen E-Mail-Programmen übernommen.
Mail über eindeutige Kennung aufspüren
Wenn Sie auch solche Mails als Duplikat betrachten und diese ausschließen möchten, dann kann zusätzlich ein Abgleich über die eindeutige Kennung, die Message ID erfolgen. Für die Eindeutigkeit der Kennung ist das System des Absenders verantwortlich.
Der Abgleich im Office Manager erfolgt über das Datenfeld MAILMSGID, fügen Sie dieses bitte hinzu:
- Wählen Sie .
- Klicken Sie auf den Pfeil des Mausschalters Neu (XP-Anwender bitte mit der rechten Maustaste auf den Schalter klicken).
- Im Popupmenü auf klicken.
- Das neue Feld mit Übernehmen speichern und danach Schließen.
Für die bereits vorhandenen Mails muss die ID gelesen und in das Feld geschrieben werden:
- Menü .
- Dateiattribute aktualisieren markieren und auf Starten klicken.
Rückfrage-Dialog
Beim Import einer E-Mail, die bereits im Archiv enthalten ist, erhalten Sie folgende Rückfrage:
An der ersten Zeile können Sie erkennen, wie diese Dublette erkannt wurde: Wenn hier „Mail mit derselben Message-ID“ steht, dann ist die Datei nicht inhaltsgleich, sie hat aber dieselbe ID.
Heute bei einer Fernwartung aufgefallen: Eine Mail aus Outlook 2010 wurde in das Archiv übernommen. Bei erneutem Import kam kein Hinweis, dass die Mail bereits enthalten ist. Die Profil-Option „nur neue importieren“ war aber aktiviert.
Die Datei ändert sich bei jedem Drag&Drop aus diesem Outlook und wird deshalb nicht als identisch erkannt. In so einem Fall bitte, wie oben beschrieben, das Datenfeld „mailmsgid“ anlegen.