Dokumentenarchive zusammenführen

Es gibt mehrere Möglichkeiten mit Importfunktionen und SQL-Datenbankskripten. Sie können uns gerne ansprechen, wenn Sie Fragen hierzu haben.Im Folgenden wird der Import der Dokumententabelle eines Archives in ein anderes beschrieben:

Quell- und Zielarchiv festlegen

Bei dieser Methode wird nur die Tabelle der aktiven Dokumente eines Archives (Quelle) in ein anderes (Ziel) importiert.

Das Quellarchiv sollte also keine Dokumentversionen, archivierte Dokumente oder Aufgaben beinhalten. Wählen Sie im Menü Ansicht | Anzeigen | Aufgaben und prüfen Sie, ob Tätigkeiten vorhanden sind. Anschließend wählen Sie Datei | Information und wechseln zur Registerseite Datenbanken | Archiv. Bei Statistik sollte die Anzahl der Versionen und archivierten Dokumente 0 sein. Falls noch Systemaufgaben vorhanden sind, dann warten Sie bitte, bis diese erledigt sind. Es handelt sich in der Regel um OCR-Texterkennungen, die automatisch abgearbeitet werden.

Wenn eines der Archive keine Versionen, archivierte Dokumente und Aufgaben enthält, dann können Sie dieses als Quelle verwenden.

Vorbereitungen

1. Bitte eine Datensicherung durchführen.
2. Öffnen Sie das Zielarchiv und wählen Sie den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren.
3. Bei Datenfeldern mit einer Auswahlliste, wie z. B. PROJECT und CATEGORY, aktvieren Sie bitte die Option Liste automatisch erweitern. Dies stellt sicher, das Projekte und Kategorien aus der Quelle den Auswahllisten im Ziel hinzugefügt werden.
4. Die Länge von Textfeldern muss so groß sein, dass die Daten aus der Quelle übernommen werden können. Überprüfen Sie hierzu, ob die Länge im Zielarchiv mindestens so groß ist wie in der Quelle.
5. Zur Beschleunigung des Imports deaktivieren Sie bitte Datensätze in Speicher laden auf der Menüseite Ansicht.

Import ausführen

1. Das Zielarchiv muss geöffnet sein.
2. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank | Datenaustausch | Importieren.
3. Bei Quelldatei auf den Schalter klicken und das Quellarchiv wählen.
4. Starten Sie das Einlesen bitte mit Klick auf Importieren.

Wichtig: Das Quellarchiv bitte löschen bzw. zur Sicherung an einen anderen Speicherort verschieben. Mit diesem darf nicht mehr gearbeitet werden.

Siehe auch

Ein Archiv in mehrere aufteilen