Dez
10
2014

Office Manager-Archiv in SQLite übertragen

Kategorie: Administration   |  8 Kommentare
Support-Recherche: Neues Archiv


Ich habe das Office Manager-Upgrade installiert, vielen Dank für die neue Version. Wie kann ich das neue Datenbankformat nutzen und meine bestehende Access-Datenbank auf SQLite übertragen?

Die entsprechende Access-Archivdatenbank öffnen, ein neues Archiv im SQLite-Format erstellen und die Option Datensätze kopieren auswählen. Den Volltextindex anschließend neu erstellen.

Ausführlich

Wann ist SQLite sinnvoll?

Falls Sie die Enterprise-Edition nutzen, dann können Sie auch die Datenbankserver Microsoft SQL Server oder MySQL nutzen. Für Office Manager Pro mit mehreren gleichzeitigen Benutzerzugriffen im Netzwerk ist das Access-Format die bessere Wahl.

SQLite ist für den Einzelbenutzer-Zugriff optimiert. Verwenden Sie diese schnelle Datenbank, wenn Sie den Office Manager in der Regel alleine verwenden. Die Datenbank kann auch auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt werden.

Falls Sie noch einen Office Manager 14.0 oder 15.0 verwenden, dann beachten Sie bitte, dass Sie zwar eigene Datenfelder hinzufügen können, bereits vorhandene aber nicht ändern und auch nicht löschen können. [1]

Access-Archiv in SQLite konvertieren

  1. Das zu übertragende Access-Dokumentenarchiv muss geöffnet sein. Wählen Sie bei Bedarf den Menübefehl Datei | Archiv öffnen.
  2. Wie oben geschrieben, können in SQLite keine Datenfelder geändert werden. Falls Sie Felder anpassen möchten, dann wählen Sie jetzt den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren und führen Sie die Änderungen im alten Access-Archiv durch.
  3. Klicken Sie im Menü Datei auf Neues Archiv. Das derzeit geöffnete wird als Vorlage für die Datenfelder verwendet.
  4. Markieren Sie den Datenbanktyp „Dokumentarchiv“ und klicken Sie auf Weiter.
  5. Wählen Sie den Datenbanktreiber „SQLite“. Weiter.
  6. Geben Sie einen Archiv-Namen ein. Dieser sollte mit dem Namen des alten Archives übereinstimmen, nur die Dateiendung ist .omsl statt .omp. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Dokumentdateien im selben Unterverzeichnis archiviert werden. Weiter.
  7. Markieren Sie die Option Datensätze kopieren und klicken Sie auf den Mausschalter Fertigstellen. Die Daten werden in das neue Archiv kopiert.
  8. Menü Datei | Archiv öffnen und die neue Datenbank Name.omsl öffnen.
  9. Erneut Datei | Archiv öffnen wählen. Die alte .omp-Datei sollte nicht mehr verwendet, aber auch noch nicht gelöscht werden. Sie können beispielsweise ein Unterverzeichnis „Sicherungen“ anlegen und die .omp-Datei in dieses verschieben.
  10. Wählen Sie den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Volltextindex.
  11. Für die SQLite-Volltextsuche müssen alle Dokumententexte erneut eingelesen werden. Klicken Sie dazu auf den Schalter Index neu erstellen. Diese Funktion kann bei großen Archive sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
  12. Wichtig: Sichern Sie die neue Datenbank regelmäßig.

 

8 Kommentare

  • sbkrekeler sagt:

    Aus der Hotline: Beim letzten Schritt „Fertigstellen“ kam die Fehlermeldung „ERROR: unable to open database file“.

    Ursache: Das Verzeichnis „Archive“ in den gemeinsamen Dateien war nicht vorhanden. Im o. g. Schritt 5 wird der Dateiname automatisch festgelegt, wenn Sie den Archiv-Namen eingeben. Der dort genannte Pfad muss vorhanden sin.

  • Matthias Harder sagt:

    Hallo Herr Krekeler,
    ich nutze in der Regel 2 Arbeitsplätze, welche aber nicht ständig gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen. Wäre SQLite dann trotzdem die schnellere Alternative beim Zugriff ? Derzeit habe ich 34.000 Dateien in der Datenbank, Tendenz weiter steigend.

    Vielen Dank!

    Mit freundlichen Grüßen

    Matthias Harder

    • Hallo Herr Harder.
      Ja, SQLite ist dafür gut geeignet. Sie sollten vermeiden, dass von beiden Arbeitsplätzen gleichzeitig Massenimporte stattfinden. Während ein Arbeitsplatz neue Dokumente hinzufügt ist die Datenbank gesperrt.
      Erstellen Sie auch regelmäßig Datensicherungen.
      Viele Grüße, Harald Krekeler

  • Oliver Braun sagt:

    Hallo Herr Krekeler,

    sehe ich das richtig, dass in SQLite bestehende Datenbankfelder nicht geändert werden können? Bleibt das so oder kommt die Funktion noch? Das Feld „Name“ ist dadurch zum Beispiel auf 50 Zeichen begrenzt, bei Access konnte man dieses Feld verlängern.

    Viele Grüße,
    Oliver Braun

    • sbkrekeler sagt:

      Hallo Herr Braun.
      Ja, das ist richtig. SQLite kann das (derzeit) nicht. Der obige Text wurde jetzt auch um den Hinweis erweitert.
      Siehe auch https://www.sqlite.org/lang_altertable.html

      Wir werden zukünftig schauen, ob so eine Funktion ermöglicht wird. Eventuell werden wir im Office Manager eine Funktion schaffen. Soetwas ist aber derzeit nur möglich, indem eine neue Datenbank erstellt und die Daten aus der alten kopiert werden.

  • sbkrekeler sagt:

    Aus der Hotline: Kann SQLite nur mit dem 64 Bit Office Manager verwendet werden?

    Nein. Sie können diese Datenbanken sowohl in der 32 als auch der 64 Bit-Ausgabe nutzen. Alle Datenbankformate sind auch für beide Ausgaben kompatibel. Sie können zwischen 32 und 64 Bit Office Manager wechseln und auf dieselben Datenbanken zugreifen.

  • Oliver Braun sagt:

    Nachtrag: Mit dem SQL-Administrator habe ich die Felder für Namen und Projekt bei geschlossenem Office Manager auf 255 Zeichen verlängert. Scheint zu funktionieren… gibt es Bedenken?

    http://www.heise.de/download/sqlite-administrator-1159579.html

  • sbkrekeler sagt:

    Ab Office Manager 16.0 wird es auch in SQLite-Archiven möglich sein, bestehende Datenfelder zu ändern oder zu löschen.

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