Beim Import der Daten aus einem ELOoffice-Archiv in den Office Manager werden die Dokumentdateien nicht gefunden. Nach der Auswahl der mdb-Datei erhalte ich die Warnung, dass 0 Dateien gefunden wurden. Wie kann ich die Archivdatenbank trotzdem übernehmen?
ELO-Import
Office Manager DMS kann die Dokumentenarchive aus ELOoffice importieren und dabei die Ablagestruktur sowie weitere Eigenschaften und Kataloginformationen übernehmen:
- Erstellen Sie eine Kopie des ELO-Verzeichnisses „Archivdata“ und verwenden Sie für folgende Anleitung nur diese Kopie. Sie können das Verzeichnis einfach kopieren oder die Funktion nutzen.
- Öffnen Sie im Office Manager das Archiv, in welches die ELO-Daten importiert werden sollen.
- Wählen Sie den Menübefehl Importieren.
- Klicken Sie bei Quelldatei auf den Mausschalter
und wählen Sie im Öffnen-Dialog das Format „ELOoffice (*.mdb)“. - Öffnen Sie die gewünschte .mdb-Datei im kopierten Archivdata-Verzeichnis.
- Die Datenbank wird durchsucht und eine Strukturvorschau der Daten eingeblendet.
- Zurück im Hauptfenster „Datenbank-Import“ können Sie die Datenfelder zuordnen: Beispielsweise das ELO-Feld „BE-Datum“ zum Office Manager-Feld „RECEIPTDATE“ und „BE-Nummer“ zu „DOCNO“.
- Klicken Sie auf den Schalter Importieren, um die Daten zu übernehmen.
Fehler-Meldungen
Im hier behandelten Hotline-Fall wurden keine Dateien gefunden. Beim Import gab es die Warnung:
und in der Importvorschau stand vor jeder Datei ein Ausrufezeichen sowie der Hinweis „nicht gefunden“.
Ursache und Lösung
Die Office Manager-Importfunktion erwartet ein Dokumentenverzeichnis, welches mit der Archivdatenbank gleich benannt ist. Das passte hier nicht: die Archivdatei hieß „Dokumente.mdb“ und das Verzeichnis „Dokumente_1“.
Das Verzeichnis „Dokumente_1“ musste nur in „Dokumente“ umbenannt werden, damit die Dateien gefunden werden und der Import funktioniert.
Der ELOoffice-Archivimport wurde in Office Manager-Version 22.0.1.274 erweitert.