Das neue Kontaktmanagement

Office Manager DMS hat mit der neuen Version 20.0 ein CRM-Modul für die Kunden- und allgemeine Kontaktverwaltung bekommen. Dies ermöglicht Ihnen vor allem die Verknüpfung Ihrer Kontakte mit den Dokumenten.

Vorbereitung

Markieren Sie in Office Manager DMS bitte ein einzelnes Dokument und öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog (Menü Start | Eigenschaften):

Wenn Sie ein Standard-Layout verwenden, dann finden Sie das Eingabefeld mit Auswahlliste Kontakt in der oberen Hälfte des Dialogfensters. Hier wählen Sie den Kontakt aus, mit dem das Dokument verknüpft wird.

Wenn das Kontakt-Eingabefeld fehlt

Sie können den Eigenschaftendialog beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie die Version 20.0 als Upgrade in einer älteren Version installiert haben, dann fehlt das Eingabefeld. Die Updatefunktion überschreibt Ihre Layouts nicht. Sie haben zwei Möglichleiten:

Eigenes Layout. Dies ist sinnvoll, wenn Sie den Designer bereits zuvor verwendet haben, um eigene Layouts zu gestalten: Passen Sie das Dialogfenster mit dem Layoutdesigner an: Beachten Sie hierzu die Anleitung in der Hilfe und fügen Sie das Datenfeld „contactguid“ hinzu.

Oder Standardlayout: Haben Sie keine Änderungen vorgenommen, dann ist es einfacher, das neue Standardlayout nutzen:

1. Klicken Sie im Office Manager-Menü Datei | Optionen bitte auf Administrator und anschließend im Menü Administrator auf Administrator | Erweiterte Einstellungen | „Gemeinsame Dateien“ öffnen.
2. Der Windows-Explorer öffnet sich, wechseln Sie in das Unterverzeichnis „Layouts“.
3. Benennen Sie die Dateien „Buchhaltung.lay“ und „Layout.lay“ um, schreiben Sie beispielsweise „alt-“ vor die Dateinamen.
4. Erstellen Sie eine Kopie von „Vorlage für Archiv-Layout mit Kontakt.lay“ und benennen Sie diese mit „Layout.lay“.
5. Starten Sie den Office Manager neu.

Automatische Kontaktverknüpfung

Haben Sie von uns eine Rechnung für das Programm bzw. Upgrade per Mail bekommen? Wenn ja, dann schieben Sie diese Mail bitte per Drag&Drop auf die Dokumententabelle. Der Eigenschaftendialog öffnet sich und bei Kontakt wurde automatisch „Softwarebüro Krekeler“ gewählt.

Tipp: Hierfür muss die Dokumentenerkennung bei Import eingeschaltet sein. Falls diese deaktiviert ist, wählen Sie bitte Datei | Optionen| Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile. Öffnen Sie „[E-Mail]“ mit einem Doppelklick und markieren Sie auf Seite Feldwerte das Optionsfeld Standard-Dokumentenerkennung. Wiederholen Sie dies ev. auch für die anderen Importprofile.

Wie funktioniert das?

Beim Erstellen der Kontaktdatenbank wurde „Softwarebüro Krekeler“ und ev. Ihr persönlicher Kontakt angelegt. Das Programm hat beim Import der Mail geprüft, ob die E-Mailadresse in einem Kontakt enthalten ist und dabei „Softwarebüro Krekeler“ gefunden.

Dies funktioniert nicht nur mit E-Mailadressen, sondern mit beliebigen eindeutigen Kundendaten. Schieben Sie zum Test bitte einmal unsere PDF-Rechnung auf die Dokumententabelle. Auch jetzt wird der Kontakt richtig erkannt, und zwar über unsere IBAN.

1. Wechseln Sie zur Ansicht der Kontakte (Menü Ansicht oder unter der Tabelle auf Kontakte klicken).
2. Geben Sie im Suchfeld Firma bitte „softwarebüro“ ein und klicken Sie auf Suchen.
3. Öffnen Sie den Kontakt mit Start | Eigenschaften oder einem Doppelklick in der Tabelle.

Im oberen Bereich des Dialogfensters finden Sie die Mailadresse. Diese wird bei der automatischen Verknüpfung (Stichwort „Belegerkennung“) verwendet. Zusätzlich können Sie beliebige Daten hinterlegen, die den Kunden eindeutig beschreiben. Wechseln Sie dazu im unteren Fensterbereich auf die Registerseite Belegerkennung. In unserem Beispiel finden Sie dort weitere E-Mail-Adressen und die IBAN.

Geben Sie am besten bei allen Kontakten derartige Daten an. Gut geeignet sind beispielsweise IBAN, USt-IdNr. sowie eine längere Vertrags- oder Kundennummer. Die Daten müssen eindeutig sein, dürfen also nicht bei mehreren Kontakten vorkommen. Kurze Texte eignen sich nicht, eine vierstellige Zahl wird auch in anderen Zusammenhängen oder bei einem Datum vorkommen.

Tipp: Stolperstein vermeiden

Wenn Sie sich selbst als Kontakt anlegen, dann lassen Sie das Feld E-Mail leer. Die Dokumentenerkennung findet sonst Ihre eigene Mailadresse in so ziemlich allen E-Mails und würde häufig diesen Kontakt vorschlagen.

Nachträglich zuordnen

Beim Importieren und Scannen werden die Dokumente nach dem passenden Kontakt durchsucht. Die bereits im Archiv vorhandenen Dokumente können Sie manuell mit einem Kontakt verknüpfen:

1. Nutzen Sie beispielsweise die Volltextsuche um alle Dokumente einen Kontakts zu finden.
2. Markieren Sie dann alle Dokumente und klicken Sie auf Start | Eigenschaften.
3. Wählen Sie den Kontakt aus und bestätigen Sie mit OK.

Oder automatisch mit der nachträglichen Dokumentenerkennung:

1. Markieren Sie einige Dokumenten und wählen Sie Bearbeiten | Erkennen | Dokumentenerkennung (Kurztaste Umsch+Strg+R).
2. Die Standard-Dokumentenerkennung sucht nach Belegdatum, Kategorie und Kontakt. Aber nur, sofern das entsprechende Feld noch leer ist.

Hinweis: Da das Kontaktmanagement neu ist, können Sie auch in einem revisionssicheren GoBD-Archiv den bestehenden Dokumenten die Kontakte zuordnen.

Siehe auch

Hilfethema Kontakte und Adressen
Phrasen-Erkennung auch für andere Datenfelder