Hotline Blog: Office Manager DMS

Hier hilft der Stern * als Jokerzeichen bzw. Platzhalter. Ein Stern am Ende des Suchbegriffes ist ok, am Anfang aber problematisch.

Hintergrundinformation

Für die datenbankgestützte Volltextsuche wird ein Index der einzelnen Wörter angelegt. Im Prinzip ist dies eine Tabelle, in der alle Wörter alphanumerisch sortiert gelistet sind. Stark vereinfacht etwa so:

In einem großen Dokumentenarchiv hat so eine Indextabelle schnell mehrere Millionen Einträge. Die Suche funktioniert trotzdem schnell, weil die Tabelle alphanumerisch sortiert ist.

Wenn Sie jetzt aber mit einem Joker am Wortanfang suchen, hilft die Sortierung nicht mehr. Für eine Suche nach *rechnung müssten alle Wörter in der Indextabelle verglichen werden. Da dies sehr lange dauert und viel Ressourcen verbraucht, ist so eine Suche in den meisten Datenbanksystemen nicht möglich.

Möglichkeiten in Office Manager DMS

Unsere Archivierungssoftware kann unterschiedliche Datenbanksysteme nutzen. Die Volltextsuche unterscheidet sich dabei im Detail.

SQLite und MS SQL mit Serversuche

SQLite-Archivdatenbanken erkennen Sie an der Dateiendung „.omsl“, SQL-Serverdatenbanken an „.omcs“. Beispiele für die Jokersuche:

• rechnung*: sucht nach Wörtern, die mit „rechnung“ beginnen.
• *rechnung: ist nicht möglich, weil ein Joker nur am Wortende zulässig ist.

Andere Datenbankformate

MySQl, MS SQL ohne Serversuche und die Access-Archive nutzen einfache Indextabellen für die Zuordnung von Wort zu Dokument. Dies ist weniger leistungsfähig, bietet bei der Jokersuche aber Vorteile:

• rechnung*: sucht nach Wörtern, die mit „rechnung“ beginnen. Der Stern am Ende muss nicht angegeben werden.
• rechnung*r: findet zum Beispiel „Rechnungsnummer“ und „Rechnungnr“.
• *rechnung: ist langsam, findet aber auch „Sammelrechnung“ und andere Wörter, die mit dem gesuchten Begriff enden.
• rechn?ng: das Fragezeichen ist ein Platzhalter für ein einzelnes Zeichen.