Dokumente aus CRM verwalten

Ausgangssituation

Die CRM-Software speichert die verknüpften Dokumentdateien in „C:\Daten\CRM\“:

Für jeden Kontakt wird dort ein eigenes Unterverzeichnis (hier im Beispiel Lieferant 1 bis 3) mit den Dateien angelegt.

Wunsch

Diese Dokumente sollen zusätzlich in den Office Manager importiert werden. Für jeden Kontakt ist ein Eintrag im Projektnavigator unterhalb des Hauptknotens „CRM“ gewünscht:

Lösung

1. Importverzeichnis definieren

• Wählen Sie im Office Manager-Hauptmenü Datei | Optionen bitte den Befehl Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile.
• Klicken Sie rechts neben der Liste auf den Mausschalter . Das Dialogfenster „Importverzeichnis definieren“ wird geöffnet.
• Auf der Seite Verzeichnis markieren Sie den Pfad „C:\Daten\CRM\“ bitte mit einem Haken.
• Geben Sie Folgendes auf Seite Allgemein ein:
  Bezeichnung z. B.: CRM-Dokumente
  Modus: Manuell oder von außen gesteuert
  Fenstertitel z. B.: Datei aus CRM verknüpfen
  Nur neue Dokumentdateien importieren bitte markieren
  Dateioperation: Dateien im Quell-Verzeichnis belassen
• Der Hauptknoten im Projektnavigator soll „CRM“ lauten und Unterknoten enthalten, die dem dritten Teil des Verzeichnisses „C:\Daten\CRM\Lieferant N“ entsprechen. Wechseln Sie zur Seite Feldwerte und geben Sie neben PROJECT bitte „CRM\{Source:DirPart,3,1}“ ein.
• Speichern Sie die Einstellungen, indem Sie beide Dialogfenster mit Klick auf OK bestätigen.

2. Projektliste automatisch erweitern

Wählen Sie bitte Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren und markieren Sie das Feld „[PROJECT]“. Stellen Sie sicher, dass die Option Liste automatisch erweitern markiert ist. Dadurch werden dem Projektnavigator die neuen Knoten automatisch hinzugefügt.

3. Import durchführen

Testen Sie den Import bitte einmal, indem Sie eine einzelne Dokumentdatei aus „C:\Daten\CRM\Lieferant…“ per Drag&Drop mit der Maus auf die Office Manager-Dokumententabelle schieben.

Anschließend können Sie die Dateien auch mit den anderen Importfunktionen einpflegen, beispielsweise mit dem Massenimport oder der Verzeichnisüberwachung.

Siehe auch

Verzeichnisteile automatisch als Projekt übernehmen