Wir haben bisher viel mit Kopien und Klonen gearbeitet, um einzelne Dokumente mehreren Projekten und Aufträgen zuzuordnen. Zukünftig möchten wir die s.g. Mehrfachzuordnung im Archiv verwenden. Gibt es eine Möglichkeit, alle Datensätze abzufragen, die mehrfach auf dieselbe Dokumentdatei verweisen?
A. Alle Dokumenten-Klone suchen
(Nur Office Manager Enterprise-Edition)
Blenden Sie dazu bitte zuerst das Datenfeld „Klon“ ein, falls es noch nicht in der Tabelle enthalten ist (Anleitung). Stellen Sie sicher, dass der Mausschalter gedrückt (farbig hervorgehoben) ist. Sortieren Sie die Dokumente absteigend über die Klon-Spalte, indem Sie zweimal auf den Tabellenkopf „Klon“ klicken. Alle Dokumentenklone befinden sich jetzt am Anfang der Tabelle.
B. Dokumente mit demselben Dateinamen suchen
Um alle Dubletten im Archiv zu finden, können Sie eine SQL-Abfrage ausführen. Diese findet auch mehrfach vorhandene Dateiverknüpfungen, die nicht als Klon erstellt wurden.
Melden Sie sich als Administrator an (). Öffnen Sie bitte den SQL-Editor (Menü ) und geben Sie folgende Abfrage ein:
SELECT * FROM DOCUMENT
WHERE FILENAME IN
(SELECT FILENAME FROM DOCUMENT
GROUP BY FILENAME HAVING count(FILENAME) > 1)
Klicken Sie bitte auf und sortieren Sie die Tabelle nach Dateiname.
C. Inhaltsgleiche Dokumente suchen
Office Manager ab Version 12.0 ermittelt eine Hash-Summe der Dokumentdatei und speichert diese im Archivdatenfeld FILEHASHMD5.
In der Version 13.0 verwenden Sie bitte den Menübefehl .
In 12.0 können Sie folgende SQL-Abfrage nutzen, um Dokumente mit identischer Hash-Summe zu suchen:
SELECT * FROM DOCUMENT
WHERE FileHashMD5 IN
(SELECT FileHashMD5 FROM DOCUMENT
GROUP BY FileHashMD5 HAVING count(FileHashMD5) > 1)
Beachten Sie aber, dass auch unterschiedliche Dateien die gleiche Hashsumme haben können.
Siehe auch
Archivabfragen mit SQL
Dokument-Mehrfachzuordnung
Vor Import prüfen, ob die Datei bereits im Archiv ist
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