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Hotline Blog: Office Manager DMS

Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

Feb
12
2013

Ist die Datei bereits im Archiv?

Kategorie: Suchen
Support-Recherche: Dubletten suchen, Zwischenablage


Ich möchte Dateien in das Office Manager-Archiv importieren. Bei einigen überlege ich allerdings, ob ich die schon importiert hatte. Kann ich irgendwie prüfen, ob eine Datei bereits im Dokumentenarchiv enthalten ist?

Kurzfassung

  1. Im Windows-Explorer die gewünschte Datei anklicken,
  2. Strg+C drücken,
  3. im Office Manager-Menü Start | Suchen | Zwischenablage.

Ausführlich

Der Menübefehl Zwischenablage auf Seite Start, Gruppe Suchen dient in erster Linie zum Zwischenspeichern einer Abfrage:
Sie markieren Dokumente in der Office Manager-Tabelle und kopieren diese mit Bearbeiten | Kopieren (oder Strg+C) in die Zwischenablage. Dann suchen Sie andere Dokumente und nutzen andere DMS-Funktionen. Wenn Sie danach zu den kopierten Dokumenten zurückkehren möchten, wählen Sie den Befehl Suchen | Zwischenablage.

Wenn die Zwischenablage keine Office Manager-Dokumente, sondern Dateien beinhaltet, dann sucht die Funktion nach Dokumenten mit demselben Dateinamen (kompletter Name inklusive Pfad) und solche, die eine identische Hashsumme haben.

Funktioniert nicht?

Diese Funktion erfordert Office Manager ab Version 12.0.2.463.

Das Datenfeld MD5FILEHASH ist seit der ersten Version 12.0 vorhanden. Falls Sie ein Update von einer älteren Version durchgeführt hatten, dann wurden Sie beim ersten Öffnen der Datenbank aufgefordert, die Dateiattribute zu aktualisieren. Holen Sie dies bitte nach, falls Sie es nicht durchgeführt hatten. Die Hashsumme wird hierbei in das Datenfeld geschrieben.

Siehe auch

Dokument-Dubletten finden
Mehrfachen Import desselben Dokuments verhindern




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