Mrz
08
2011

Volltextsuche für importierte TIFF-Dokumente

Kategorie: Importieren, Suchen
Support-Recherche: Volltext, Importieren, Einstellungen


Ich habe einige gescannte Dokumente als TIFF-Dateien vorliegen und möchte diese in das Office Manager-Dokumentenarchiv importieren. Kann ich dann auch die Volltextsuche im Dokumenteninhalt verwenden?

1. Möglichkeit: OCR für gescannte Tiff-Dokumente

Hierfür muss nach dem Import die OCR-Texterkennung ausgeführt werden. Installieren Sie dazu bitte den Menübefehl Start | Verwenden | Befehle | OCR im Hintergrund:

  1. Importieren Sie zuerst mindestens eine TIFF-Datei, damit der Dokumenttyp eingerichtet wird, falls dies noch nicht geschehen ist.
  2. Bitte die Datei ocr-task-tif.omini laden und per Drag&Drop auf die Office Manager-Dokumententabelle schieben. Im Popupmenü auf Datei installieren (bzw. „jetzt öffnen“ bei älteren Versionen) klicken und bestätigen. Falls der Befehl nicht wählbar ist, dann verwenden Sie bitte die Datei ocr-task-tiff.omini.
  3. Markieren Sie die entsprechenden Tiff-Dokumente in der Tabelle, im ersten Schritt besser nur eine Datei. Wählen Sie Menü Start | Verwenden | Befehle | OCR im Hintergrund.
    Die Texterkennung wird anschließend in einem Hintergrundprozess ausgeführt und der erkannte Text in den Archivindex geschrieben. Während der Erkennung ist unten links im Programmfenster ein gelber Blitz zu sehen.

Siehe auch:

Mögliche Fehlerquellen

  • Die Tiff-Dateien dürfen nicht schreibgeschützt sein. Office Manager DMS legt den erkannten Text in den Metadaten der Datei ab.
  • Ungeeignete OCR-Software. Beispielsweise kann „ABBYY FineReader for ScanSnap“ keine TIFF verarbeiten. Wählen Sie beispielsweise „Microsoft Document Imaging“ oder „Tesseract“.

 

2. Möglichkeit: Tiff in PDF-Dokumente einbinden

Alternativ können Sie die Tiffs auch einzeln in PDF-Dokumente einbinden. Dies ist aber nur bei wenigen Dateien sinnvoll, weil es mit etwas Aufwand verbunden ist:

  1. Auf den Scan-Button klicken oder Menü Erstellen | Scannen | Dialogscan.
  2. Den Dokumenttyp „Adobe Acrobat“ wählen und weitere gewünschte Attribute, wie Projekt und Name eingeben.
  3. Rechts neben dem leeren Vorschaubild auf den untersten Schalter klicken und Datei importieren wählen. Eine Tiff öffnen.
  4. Die Option Volltextsuche ermöglichen muss markiert sein, damit OCR ausgeführt wird.
  5. Bitte auf OK klicken und für weitere Dokumente wiederholen.

 

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