Wir archivieren unsere eigenen Verträge mit dem Office Manager. Hierbei handelt es sich immer um die gleichen Vertragsvorlagen mit wenigen Anpassungen. Kann ich einstellen, dass nur die Anpassungen in den Volltextindex übernommen werden? Die in allen Verträgen vorkommenden Wörter sollen ignoriert werden.
Stopp-Wörter
Office Manager verwendet, wie die meisten Dokumenten-Management-Systeme, eine Liste mit zu ignorierenden Wörtern (engl. Stopwords). Hier sind in erster Linie die häufig vorkommenden Wörter, wie
- der, die, das,
- ein, einer, anderer,
- und, oder
- …
enthalten, da diese für die Suche nicht relevant sind. Sie können die Liste selbst bearbeiten und erweitern. Im obigen Fall ist unter anderem das Wort Vertrag irrelevant, da es in allen Dokumenten des Archivs vorkommt. Vertrag sollte also der Stoppwort-Liste hinzugefügt werden.
Die Stoppwort-Liste bearbeiten
- Wählen Sie bitte im Menü und wechseln Sie auf die Seite Volltextindex.
- Klicken Sie bitte auf den Schalter Öffnen neben Liste der zu ignorierenden Wörter.
- Bearbeiten Sie die Liste entsprechend Ihren Anforderungen. Schreiben Sie bitte jedes Wort in eine eigene Zeile. Eine Sortierung ist nicht erforderlich – das Programm sortiert intern – sie ist aber übersichtlicher.
Eine Neuerstellung des Datenbankindex ist erforderlich, wenn Sie Wörter aus der Liste entfernen oder ändern. Wenn Sie nur zusätzliche Wörter hinzufügen, dann würde eine Neuindexierung den Speicherplatz verringern und bei sehr großen Archiven die Volltextsuche beschleunigen.
Siehe auch
Wenn Sie die Volltextsuche des MS-SQL-Servers verwenden, dann beachten Sie bitte diesen Supportartikel.
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