Ich habe den Mausschalter Index neu erstellen in den Programmeinstellungen gefunden. Sollte ich diese Funktion regelmäßig verwenden, um den Datenbankindex zu pflegen?
Nein, das ist nicht erforderlich und auch nicht empfohlen.
Diese Funktion löscht den Volltextindex aus der Archivdatenbank und erstellt ihn vollständig neu. Hierzu müssen alle Dokumente geöffnet und deren Text extrahiert werden. Das Programm filtert die enthaltenen Wörter und schreibt die zu indizierenden in die Datenbank. Der Vorgang ist zeitaufwendig und sollte insbesondere bei umfangreichen Dokumentarchiven außerhalb der normalen Arbeitszeit durchgeführt werden.
Wann muss der Volltextindex neu erstellt werden?
Wenn Sie die Index-Einstellungen ändern (Menü , Seite Volltextindex) und anschließend auf OK klicken, dann werden Sie gefragt, ob der Index neu aufgebaut werden soll. Insbesondere, wenn Sie ein sehr großes Archiv geöffnet haben, sollten Sie prüfen, ob eine Neuindexierung wirklich erforderlich ist.
Die folgende Tabelle gibt an, wann dies unbedingt nötig ist. Grundsätzlich ist das der Fall, wenn durch die Änderung zusätzliche Wörter erfasst werden:
| Geänderte Option | Index neu erstellen |
|---|---|
| In Liste Volltextindex mehr ausgewählt *) | Erforderlich |
| In Liste Volltextindex weniger ausgewählt *) | Nicht nötig, verkleinert aber den Index |
| Zahlen ignorieren wurde aktiviert | Nicht nötig, verkleinert aber den Index |
| Zahlen ignorieren wurde deaktiviert | Erforderlich |
| Mindestanzahl der Zeichen erhöht | Nicht nötig, verkleinert aber den Index |
| Mindestanzahl der Zeichen verkleinert | Erforderlich |
| Neues Wort in zu ignorierenden Wörtern | Nicht nötig, verkleinert aber den Index |
| Zu ignorierendes Wort entfernt | Erforderlich |
| Neuer zu indexierender Dateityp | Indexpflege verwenden |
| Zu indexierender Dateityp entfernt | Nicht nötig, verkleinert aber den Index |
| Erhöhung des Wertes N MB indexieren | Erforderlich |
| Verkleinerung des Wertes N MB indexieren | Nicht nötig, verkleinert aber den Index |
| Datenfeld filewordcount wurde hinzugefügt | Erforderlich |
| SQL-Server-Volltextsuche wurde aktiviert | Erforderlich |
*) Mehr ausgewählt bedeutet z. B. die Änderung von „Index über alle Datenfelder“ in „Index über alle Datenfelder und Dokumentinhalte“. Wenn Sie einen Listeneintrag weiter unten in der Liste wählen, dann ist „mehr“ ausgewählt.
Indexpflege
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Dokumentdateien indexiert und alle Änderungen der Dokumente berücksichtigt wurden, dann wählen Sie bitte im Menü . Markieren Sie die Option Volltextindex aktualisieren und klicken Sie auf Starten.
Das Programm durchläuft alle im Archiv enthaltenen Dokumente, prüft, ob der jeweilige Index aktuell ist und indiziert das Dokument bei Bedarf neu.
Bei Archivdatenbanken im .omp-Format nutzen Sie bitte diese Gelegenheit und führen Sie anschließend auch eine Komprimierung durch.
[…] Ein einzelnes Dokument neu indexieren […]